Como cobrar um cliente no seu provedor de internet?

A inadimplência de consumidores não é um assunto novo nas empresas. Pelo contrário, vem sendo discutida ao longo dos anos, mas ainda é uma dor real para quem empreende. E a pergunta feita por quem precisa lidar com isso é: afinal, como cobrar um cliente?

Independente do segmento do seu negócio, a inadimplência pode ser uma questão delicada. Nos últimos anos, o Brasil bateu o recorde de consumidores negativados; alcançando a marca de 70 milhões de clientes inadimplentes e 252 milhões de dívidas ativas.

Como o seu provedor de internet tem lidado com essa situação? Embora seja uma grande dor no segmento empresarial, saber técnicas de como cobrar um cliente e planejar estratégias de contenção de riscos são algumas formas de prevenir maiores problemas.

Neste texto, veja como lidar com um cliente inadimplente e evitar prejuízo no seu provedor de internet!

Primeiro, você sabe como cobrar um cliente?

Se você já se perguntou isso antes é porque já se sentiu desconfortável ao cobrar um cliente inadimplente. Assim como é ruim cobrar alguém, ninguém gosta de ser cobrado, principalmente quando a situação financeira aperta.

Apesar disso, toda empresa precisa fazer cobranças, negociar dívidas e buscar prevenir comportamentos de inadimplência. Para o seu provedor de internet não é diferente. Afinal, são diversas mensalidades que precisam ser pagas por quem contrata seus serviços.

Lembrando que deixar de cobrar ou adiar cobranças com receio de desgastar o relacionamento com o cliente é um erro. Seu provedor tem custos e deixar de receber por um serviço prestado ou produto vendido só prejudica o seu crescimento.

Mas você sabe como cobrar um cliente?

Manual de como cobrar um cliente

Veja 5 questões a considerar antes de fazer uma cobrança

*Passo a passo de como cobrar um cliente*

1- Verifique o histórico do cliente: antes de iniciar o processo de cobrança, verifique o histórico de pagamento do seu cliente. Se ele sempre pagou em dia e este é um caso isolado de atraso no pagamento, adotar uma abordagem mais amigável é o melhor caminho. Por outro lado, se o cliente tem um histórico de atrasos, você pode precisar adotar uma conduta mais firme.

2- Revise os termos do contrato: alguns provedores exigem um contrato oficial para a utilização do serviço de internet. Caso haja um na sua empresa, veja se os termos de pagamento estão bem definidos. Analise se as consequências do não pagamento, como juros, multas e possíveis ações legais, estão claramente entendidas.

3- Analise o motivo do não pagamento: tente entender o motivo que levou seu cliente a não quitar a dívida. Algumas razões podem ser legítimas, como problemas financeiros, falha na comunicação do seu provedor de internet ou atrasos no recebimento dos clientes finais.

4- Escolha a abordagem correta: analisou o histórico do cliente? Com base nisso, você vai poder escolher uma abordagem mais assertiva. Se o atraso no pagamento for de apenas alguns dias, uma conduta mais amigável pode ser suficiente. Por exemplo, um lembrete educado por e-mail ou ligação por telefone.

Agora, se o cliente ainda não efetuou o pagamento após vários lembretes, pode ser necessário adotar uma comunicação mais firme. Nesse caso, considere uma carta formal ou ação legal.

5- Mantenha um registro detalhado: é sempre bom ter um registro detalhado de todas as comunicações e etapas tomadas ao cobrar um cliente inadimplente. Isso pode ser útil caso seja necessário tomar medidas legais no futuro.

Estratégias essenciais de como cobrar um cliente

Você já viu o que considerar antes de iniciar seu processo de cobrança. Agora, veja cuidados e estratégias assertivas para que você não conduza a situação de forma errada e até prejudicial judicialmente.

Código de Defesa do Consumidor

O primeiro cuidado a tomar ao começar sua abordagem de cobrança é estar ciente de todos os direitos da pessoa previstos pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Por exemplo, cobranças abusivas que coloquem o consumidor em situação de constrangimento ou ameaça são proibidas, conforme artigo 71:

“Utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer: Pena Detenção de três meses a um ano e multa.”

Além disso, conforme já mencionamos no tópico anterior, é de responsabilidade do seu provedor de internet esclarecer todas as informações sobre encargos, datas de vencimento e meios de pagamento disponíveis.

O CDC também protege o consumidor em relação a cobranças indevidas ou excessivas. É muito importante que você tenha certeza das cobranças realizadas e tome cuidado ao abordar o cliente inadimplente.

Horário e envio da comunicação

Prefira enviar a mensagem ao cliente dentro do horário comercial para evitar maiores problemas.

O horário comercial é quando as pessoas estão mais disponíveis a resolver pendências do dia a dia, sendo mais provável conseguir um retorno. Mas, lembre-se: dê tempo para que a mensagem seja vista e respondida.

Vale a pena pensar também em qual veículo de comunicação você usará para enviar a mensagem. Por exemplo, seu cliente pode ter uma melhor comunicação com o seu provedor pelo WhatsApp, então pense se faz sentido usá-lo para este fim também.

Normalmente, o e-mail é uma via de comunicação mais formal e mais aceita para esses casos. Há também a opção de comunicar por ligação telefônica, o que possibilita maior espaço para iniciar uma conversa amigável com o cliente inadimplente.

Tom da mensagem

Pensar em como você vai enviar a notificação da cobrança exige considerar também o tom da mensagem. Independente do tipo de abordagem que você escolher adotar, é muito importante que você mantenha o profissionalismo e adote uma conduta de educação e respeito.

Dessa forma, escolher um tom impessoal é uma boa opção, pois, além de ajudar a manter um bom relacionamento com o cliente, torna a comunicação mais neutra, profissional e demonstra que essa é uma abordagem padrão do seu provedor.

Seja claro e conciso na comunicação. Ou seja, evite mensagens longas e que possam gerar confusão ou duplo sentido. Além disso, destaque os principais pontos, como o valor da dívida, a data de vencimento original, os encargos e os próximos passos caso o pagamento não seja efetuado.

No mais, demonstre disposição para ouvir o cliente e discutir possíveis soluções. Mostre que seu provedor de internet está aberto a esclarecer dúvidas e a resolver quaisquer problemas que possam estar impedindo a quitação da dívida.

Considere fazer uma negociação

Ao iniciar seu processo padrão de cobrança, não se esqueça de detalhar o valor do débito, os encargos gerados, e, se possível, relembre seu cliente inadimplente dos meios de pagamento disponíveis, como Pix e boleto.

Considere também oferecer soluções e alternativas para que a dívida seja paga com maior facilidade. Isso pode incluir a possibilidade de parcelamento, redução de juros, descontos ou outras opções de pagamento que sejam viáveis para ambas as partes.

Para essa ocasião, é importante que você se posicione como aliado do cliente, com o intuito de ajudá-lo a solucionar o problema gerado pela dívida.

E, claro, analise todas as possibilidades de negociação para que seu negócio não saia no prejuízo. A ideia é aumentar suas chances de receber, mas sem oferecer condições que possam causar desvantagem para o seu provedor de internet.

Até aqui, você já viu quase tudo sobre como cobrar um cliente, mas e se você pudesse não se preocupar com isso? Próximo tópico!

Como cobrar um cliente com uma régua de cobranças automática

Depois de tudo que você leu aqui, que tal facilitar ainda mais o seu processo de cobrança?

Uma régua de cobrança age a favor do seu provedor quando o assunto é reduzir a inadimplência.

Isso porque ela é um mecanismo criado com base na sua necessidade, que gera um conjunto estruturado de ações e etapas para a sua empresa seguir ao cobrar um cliente, seja ele inadimplente ou não.

Em resumo, criar uma régua de cobrança significa definir uma sequência de comunicações e medidas a serem tomadas em diferentes momentos da cobrança, visando minimizar os impactos negativos no relacionamento com o cliente e, principalmente, evitar atrasos nos pagamentos.

Agora, sabia que existem ferramentas no mercado que permitem que você crie uma régua de cobranças de acordo com o seu provedor de internet?

Com a Efí Empresas, uma Conta Digital gratuita para negócios, você pode contar com um pacote completo de gestão de cobranças, como os lembretes automáticos que cobram seus clientes por você.

Lembretes automáticos de cobranças da Efí Empresas

*Lembretes automáticos da Efí para cobrar um cliente*

Imagine eliminar a necessidade de cobrar manualmente um cliente? Melhor: imagine evitar que seu cliente esqueça de quitar alguma mensalidade? Com os lembretes automáticos de cobrança da Conta Digital Efí Empresas, você pode!

Mais do que criar uma política de cobrança, você pode contar com uma régua de cobranças totalmente automática.

Grátis e com apenas um clique, programe avisos automáticos de cobrança por e-mail antes da mensalidade vencer e evite que seus clientes esqueçam da data de vencimento dos boletos ou carnês.

Além de reduzir a inadimplência no seu provedor de internet, otimiza o seu tempo, cria um padrão de cobrança, gera registro das medidas tomadas, aumenta suas chances de receber em dia e ainda evita todo o desconforto de ter que cobrar um cliente manualmente.

Veja o que mais dá para fazer com a régua de cobranças automática da Efí Empresas

E-mail de lembrete de cobrança

Envio automático de lembrete de cobrança feito 5 dias antes do vencimento.

E-mail de inadimplência

Envio automático de e-mail de inadimplência feito no momento em que é detectado o não pagamento da cobrança.

E-mail de confirmação de pagamento manual

Esse e-mail é enviado para seu cliente informando a confirmação do pagamento da cobrança.

E-mail de cancelamento de cobrança

Esse e-mail é enviado para seu cliente informando o cancelamento da cobrança em questão.

Cobranças com juros e multas

Essa funcionalidade permite que você configure juros e multas para pagamentos em atraso e descontos para incentivar seus clientes a pagar em dia.

E aí, curtiu? Na Efí Empresas, além de poder administrar todo o financeiro do seu provedor de internet, você também pode tornar a sua gestão de cobranças muito mais fácil, rápida, automatizada e fluída. Tudo de acordo com a sua necessidade!

Agora que você já sabe tudo sobre como cobrar um cliente, que tal profissionalizar ainda mais seu provedor de internet com uma régua de cobranças automatizada? Abra a sua conta Efí Empresas grátis e sem mensalidade e conte com a gente para construir o futuro do seu negócio!