Renovação de matrícula: melhores práticas de retenção de alunos!

Fim e início de ano costumam ser marcados pela dúvida de pais sobre manter os filhos na mesma escola e pela intenção das instituições de garantir a renovação de matrícula. Sabe-se que, hoje, conquistar um cliente é cada vez mais complexo. Afinal, o consumidor é mais consciente e tende a procurar o que está alinhado às suas expectativas.

Segundo o último Censo Escolar da Educação Básica, promovido pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep), cerca de 21,7% das mais de 184 mil escolas do país são particulares.

O número mostra o crescimento do ensino privado, o que exige das escolas cada vez mais atenção na hora de reter os alunos. Quer aprender como fazer isso de maneira eficaz? Então confira as dicas a seguir!

Qual a importância estratégica na hora da renovação de matrícula?

Os pais estão mais exigentes com relação à educação dos filhos. Tal fato leva às escolas a não só terem que dar conta de um ensino de excelência, mas também a se preocuparem com infraestrutura, qualidade do corpo do docente, suporte aos alunos e inserção dos responsáveis no ambiente.

Diante de tantos desafios, é necessário adotar uma postura estratégica para reter os alunos. Afinal, qualquer dissonância em relação ao que foi prometido ao pai no momento em que ele assinou o contrato com a instituição pode culminar na saída do estudante e até mesmo prejudicar a imagem da escola. Planejamento, portanto, é essencial.

O que deve ser feito para reter alunos no momento da renovação?

Mas enfim, como manter o responsável interessado em renovar a matrícula na instituição de ensino? Essa pergunta é frequentemente feita por gestores, que a cada ano precisam inovar mais para manter a alta atratividade da instituição. Listamos algumas dicas. Então veja a seguir.

Tenha uma boa comunicação

A comunicação clara e consistente figura como base para conquistar qualquer responsável pela renovação de matrícula. O final de ano costuma marcar um período de passagem para o aluno e de mudanças na cobrança das mensalidades.

Sobre esse último ponto, é importante deixar explícito no contrato e alertar os pais sobre todas as questões referentes a valores. Muitas vezes, a escola pode não deixar claro tal aspecto. Isso configura, junto a certos responsáveis, falta de respeito em relação ao consumidor. Desta forma, pode levar a atitudes como a troca de colégio.

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Não apenas essa, mas todas as modificações envolvendo calendário, metodologia pedagógica, professores e outros itens devem ser comunicadas prontamente e especificadas em um documento legal. Assim, agrega-se confiabilidade e seriedade à imagem da instituição, elevando as chances de renovação de matrícula.

Facilite o ato

Um dos maiores erros que uma escola comete na hora da renovação de matrícula é tornar o processo demorado e com excesso de burocracia. Isso gera aborrecimentos e até desistências. O fator se agrava quando o responsável precisa comparecer várias vezes à escola.

Portanto, invista em um processo simplificado, que ajude a otimizar o tempo gasto no atendimento. Tanto escola quanto público se beneficiam dessa agilidade. Uma maneira de concretizar a ação é por meio da matrícula digital pela internet, por exemplo.

A escola precisa manter o registro do estudante e só solicitar troca caso haja mudança de endereço, contato etc. Assim, o responsável apenas confere tais dados e as novidades contratuais, como a variação do valor da mensalidade, dando aval imediato para a renovação.

Busque um diferencial da concorrência

Outro modo de incentivar a renovação de matrícula é por meio de um diferencial que o destaque frente a concorrência. Procure promover uma pesquisa com seu público para entender por qual motivo eles acreditam que a sua escola se diferencia das demais. Com certeza, há algo que fez com que as pessoas optassem por uma em vez de outras.

A distinção pode estar na metodologia de ensino, por exemplo. Portanto, aprofunde-se e busque conhecer os detalhes dela, a fim de descobrir o que melhorar e como os pontos positivos podem ser ressaltados.

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Tal conhecimento ajuda a estabelecer estratégias de marketing, entre outras coisas, para manter o responsável interessado em deixar o filho na mesma instituição e também atrair alunos.

Apesar disso, se identificar uma necessidade do seu público que ainda não é atendida, estude para saber como ela pode ser implementada. Assim, a conquista da renovação vira um processo bem mais simples.

Incentive a participação dos pais na vida escolar

A escola precisa investir em um relacionamento próximo com pais e alunos para assegurar a renovação de matrícula. Um dos aspectos mais importantes desse processo é estimular a participação dos responsáveis na vida escolar.

Como isso pode ser feito? Simples: com uma comunicação de qualidade, prezando pela inserção dos pais na comunidade escolar. Isso significa investir em tecnologias que enviem, por exemplo, calendário sobre as atividades dos filhos, boletins de notas, andamento pedagógico etc.

Não se esqueça de promover eventos que incentivem a participação dos responsáveis, como feiras educacionais, reuniões com professores, entre outros.

Estar inserido na vida escolar é vital para grande parte dos pais. Especialmente no momento de escolher o colégio dos jovens no ano seguinte. Afinal, hoje, mais do que excelentes serviços, as pessoas querem informações sobre como eles estão sendo aplicados.

Automatize os processos na gestão escolar

A tecnologia consiste em uma aliada na gestão escolar. Como já mostramos, por meio dela é possível manter uma comunicação mais próxima com os pais ou responsáveis pelos alunos.

Além de facilitar o dia a dia dos docentes e dos pais, que recebem informações em tempo real, a parte administrativa da escola também pode ser automatizada. Tal ferramenta permite o gerenciamento das finanças, o cadastro de alunos, o reconhecimento da situação financeira e outras questões.

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Aliás, a respeito da questão financeira, a escola é capaz de acompanhar alunos que se encontram inadimplentes. A legislação garante à instituição o direito de não aceitar a renovação de matrícula.

Por sua vez, um sistema automatizado também identifica os bons pagadores. Desta forma, é possível oferecer desconto, por exemplo, na efetuação de uma nova matrícula, ajudando assim na retenção do aluno.

Conforme observado ao longo do artigo, existem diferentes práticas para auxiliar na hora da renovação de matrícula. Vale lembrar que reter um aluno custa bem menos do que conquistar um novo.

Não se esqueça também de que as práticas para manter um estudante devem ser compatíveis com as atitudes da instituição, prezando sempre pela alta qualidade dos serviços.

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