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Como otimizar o fluxo de caixa escolar para uma gestão mais eficiente

Publicado em 20 de agosto de 2018 (atualizado em 23 de julho de 2019)
Fluxo de Caixa Escolar

O acompanhamento do fluxo de caixa escolar, ou seja, o registro de todos os valores que entram e saem da empresa, é uma das principais estratégias usadas pelos gestores financeiros. Esse rigoroso controle do fluxo de caixa deve ser usado em escolas como uma das principais ferramentas. Assim, o controle ajudará no planejamento e, consequentemente, no desenvolvimento de planos de crescimento para a instituição.

É a partir da gestão de fluxo de caixa que são identificados os gastos mensais do negócio, despesas, prazos e fontes de rendimentos. Por isso, é recomendável que sejam estabelecidos períodos para que se faça um controle eficiente dessa movimentação. Dessa maneira, pode ser um controle diário, semanal ou mesmo mensal, de acordo com a realidade da empresa.

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Ao controlar a entrada e saída de recursos, o gestor conseguirá ter uma visão financeira mais clara do negócio. Além disso, vai ter o respaldo necessário para tomar decisões. Abaixo, listamos algumas das principais práticas que devem ser usadas para otimizar o fluxo de caixa. Então confira!

Comece com um planejamento orçamentário

O primeiro passo para ter sucesso com o fluxo de caixa escolar é contar com um planejamento financeiro, que tem objetivo de guiar o uso dos recursos da instituição. Para isso, vale a pena usar softwares de gestão ou mesmo planilhas. Portanto, o importante é que as informações estejam claras e com um planejamento bem definido.

É recomendável que se faça projeções não apenas para o mês seguinte, mas para o ano todo. Assim, antes de iniciar um novo período letivo, todas as estratégias já estarão prontas. Portanto, basta apenas que o gestor acompanhe e avalie os resultados, propondo mudanças e melhorias sempre que for necessário.

Lembre-se de que as despesas projetadas devem incluir todos os gastos. Assim, é preciso fazer a projeção dos gastos fixos, como contas de telefonia e energia, por exemplo, como também os custos variáveis. Essa divisão de despesas é importante para que o gestor também planeje uma reserva financeira para cobrir situações pontuais. Situações de emergência como reformas e trocas de equipamentos, por exemplo.

Mantenha todas as informações atualizadas

Informações erradas podem significar dores de cabeça durante a análise do fluxo de caixa. Então, a dica é estar sempre atento quanto aos números que são incluídos nos relatórios e também atenção total para não confundir recebimentos e pagamentos.

Em algumas situações, as mensalidades podem ser pagas com descontos e valores diferentes daquilo que foi planejado. Todas essas alterações precisam ser identificadas e registradas corretamente. Valores resultantes de investimentos e aplicações também precisam constar na parte de recebimentos.

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Para manter as informações atualizadas, é interessante também relacionar as informações em categorias específicas, não apenas em “entradas” e “saídas”. Os números podem ser divididos em setores administrativos, financeiros e comerciais, por exemplo.

Com as informações mais bem detalhadas e separadas de acordo com suas respectivas áreas, o gestor conseguirá compreender em quais pontos a movimentação financeira da empresa está concentrada. Consequentemente, o planejamento para gastos e investimentos será muito mais eficiente. E, além disso, de acordo com o que o negócio precisa para se desenvolver.

Acompanhe a movimentação dos recursos

Nada adiantará a criação de um planejamento anual sem que a empresa mantenha uma rotina de organização e acompanhamento financeiro. As projeções não trabalham com números exatos. Portanto, manter as informações atualizadas e sempre disponíveis é dever do gestor e de toda a equipe.

Um erro muito comum que atrapalha a gestão do fluxo de caixa escolar é a falta de registro de entradas e saídas de recursos. Para que o sistema funcione, toda a movimentação, por menor que seja o valor, precisa ser descrita.

Algumas despesas podem não parecer nada diante do valor total movimentado pela empresa. Mas, se for considerado um período maior, todos os pequenos números somados poderão resultar em um impacto significativo nas contas.

Normalmente, o balanço do fluxo de caixa escolar é feito mensalmente. Mas, isso não significa que as informações devem ser atualizadas somente na data. Todos os dias, dependendo da disponibilidade, os números precisam ser revistos. Assim, se for necessária alguma mudança de plano, as informações usadas serão as corretas.

Aposte nos softwares de gestão financeira

Fluxo de Caixa Escolar - Softwares de Gestão

Hoje, as empresas intermediadoras de pagamento oferecem recursos que permitem um maior controle da situação financeira da empresa, recebimentos, pagamentos e lançamentos futuros, além, é claro, de ajudar na geração e envio de cobranças.

Então, para facilitar a rotina administrativa, antes de contratar uma empresa que será a responsável pelo recebimento de pagamentos, analise também suas facilidades. Em geral, os intermediadores dinamizam as atividades. Além disso, significam economia de tempo, permitindo que o gestor possa se dedicar a outras atividades.

Quando o trabalho de fluxo de caixa escolar é feito manualmente ou usando soluções que não oferecem muito recurso, tudo se torna mais burocrático e lento. Além do mais, anotações simplificadas não permitem uma análise clara da situação financeira, dificultando a criação de relatórios.

Por outro lado, quando o fluxo de caixa é feito com as ferramentas adequadas, os riscos de erros são minimizados, além de garantir que o trabalho seja executado mais rapidamente. Há diversas opções no mercado, só é preciso pesquisar e identificar aquele que melhor se encaixa em seu modelo de negócio.

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Esteja atento aos resultados

A partir da disponibilização dos dados do fluxo de caixa escolar o gestor deve acompanhar e analisar os resultados constantemente. Para isso, é preciso estar atento aos valores de entradas, saídas e pagamentos agendados. Ao avaliar todos os números, a escola saberá se terá saldo suficiente para realizar suas operações nos prazos previstos.

Além do mais, em casos de imprevistos e saldos negativos, a partir de uma análise antecipada, o gestor conseguirá traçar estratégias para equilibrar as finanças. Uma empresa não pode depender apenas da entrada de recursos na data esperada. É preciso fazer um bom gerenciamento do saldo existente para cumprir os compromissos necessários e cobrir possíveis emergências.

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As finanças da escola precisam ser planejadas e organizadas, considerando que o controle do fluxo de caixa é um passo importante para isso. Além de monitorar a movimentação financeira, é preciso estar apto a analisar os resultados, sempre buscando garantir a continuidade dos negócios.

E você, gostou deste post com dicas sobre como otimizar a gestão do fluxo de caixa escolar? Aproveite também para conferir o conteúdo que já fizemos sobre configuração de disparo de e-mails, um assunto interessante que ajudará nas estratégias de marketing do seu negócio!

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Categoria

Gestão Financeira

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