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Guia para uma gestão escolar eficiente

Editor Gerencianet

28/01/2019

De acordo com um estudo desenvolvido pelos Jovens do Futuro, financiado pelo Instituto Unibanco, o processo de gestão escolar é composto pela gestão de pessoas, financeira e física, além da gestão relacional. Todas elas devem convergir para melhorar os resultados de aprendizagem dos alunos.

Uma escola precisa ter docentes preparados e comprometidos, uma boa infraestrutura, controle financeiro e relações embasadas na democracia e ética. Isso só é possível quando a gestão escolar funciona bem e está alinhada com os objetivos da instituição.

Mas, afinal, quais os ganhos ela pode promover para uma instituição de ensino? Confira neste guia a importância do planejamento, os detalhes de uma boa gestão e muito mais!

O que é uma gestão escolar eficiente?

Antes de tudo, o que é uma gestão escolar? É um sistema de organização interno elaborado pelas instituições de ensino. A ideia é impulsionar, mas também promover a coordenação de habilidades e talentos educacionais, aprimorando o ensino, além de envolver a parte administrativa, pois é preciso coordenar todas as áreas para garantir a eficácia educacional.

Existem diversas funções envolvidas na gestão escolar, como contratação de funcionários, aquisição de materiais de ensino, despesas de manutenção e investimentos de qualquer tipo. Segundo a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB), a autonomia de uma instituição de ensino varia conforme a sua gestão e atendimento às especificidades do local em que ela está presente.

Atribuições do gestor escolar

O gestor escolar é o principal responsável por trazer eficiência para a gestão. O profissional terá que analisar os processos de maneira crítica, a fim de prover uma avaliação institucional, que, consequentemente, se transformará em mudanças que melhorarão a qualidade da gestão.

A educação não é um mero produto, e envolve aspectos intrínsecos, como o seu ideal humano, o que faz com que o trabalho do gestor se divida em muitas vertentes, entre as quais, estão:

  • administração de toda a infraestrutura escolar para atender às necessidades dos indivíduos da comunidade escolar;
  • gerenciamento dos recursos, sejam eles físicos, sejam eles humanos;
  • compra de materiais;
  • manutenção e coordenação de toda a infraestrutura;
  • organização dos bens patrimoniais e inventário deles;
  • fiscalização e verificação do cumprimento das normas escolares;
  • gestão da saúde financeira da escola, como os recebimentos de mensalidades.

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Os pilares da gestão escolar

A base da gestão escolar abrange 6 pilares. Eles são cruciais para o processo de gerenciamento. Conheça-os a seguir!

1. Gestão pedagógica

A gestão pedagógica é a principal responsável pelo planejamento e organização do sistema educacional. Por meio dela, são gerenciados todos os recursos humanos, especialmente, os educadores, a fim de aperfeiçoar as práticas educacionais e as metodologias de ensino.

Assim, será possível estabelecer um projeto pedagógico de qualidade, definindo os objetivos que melhorarão o ensino/aprendizagem e criarão um ambiente estimulante e inovador para toda a comunidade escolar.

2. Gestão administrativa

Já a gestão administrativa é a parte que cuida dos recursos físicos, mas também financeiros da instituição. Ela tem por principal objetivo garantir que os bens serão utilizados em favor do ensino.

Para isso, é necessário que ela alinhe as rotinas de secretaria à legislação escolar, mas também aos processos educacionais e vários outros aspectos ligados à parte administrativa que garantem o melhor funcionamento da instituição.

3. Gestão financeira

Por sua vez, a gestão financeira é a parte que organiza as finanças, prioriza os gastos mais importantes e também distribui de maneira adequada o dinheiro entre os setores da escola. Além disso, uma boa coordenação das finanças:

  • faz os cálculos dos gastos;
  • mantém o fluxo de caixa escolar o mais organizado possível;
  • controla a inadimplência;
  • define os orçamentos de cada um dos setores;
  • emite boletos de pagamentos;
  • faz a prestação de contas sobre todos os gastos, bem como os recebimentos.

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4. Gestão de recursos humanos

A área de gestão de recursos humanos é tão importante quanto as outras. Afinal, é nela que se concentra o trabalho que lida diretamente com funcionários da escola, dos secretários aos coordenadores pedagógicos, passando pelos pais e alunos.

Tal área é encarregada de manter um bom relacionamento entre todas as partes, mas também deve capacitar e engajar os professores para que eles consigam ter a melhor performance. Portanto, cabe a essa parte da gestão realizar avaliações constantes, treinamentos, incentivar o uso de ferramentas mais modernas de ensino etc.

5. Gestão da comunicação

A gestão da comunicação tem um relacionamento bem próximo da gestão de recursos humanos. Cabe a ela, por exemplo, alinhar os docentes às propostas da instituição de ensino e estabelecer junto a cada um dos setores quais serão as suas prioridades, mostrando aos colaboradores como o seu trabalho influencia os resultados institucionais.

Mas não são apenas os profissionais da escola que são atingidos pela comunicação. A comunicação deve também focar os alunos e pais, a fim de mantê-los engajados e focados no processo educacional.

6. Gestão do tempo e eficácia de ensino

Na gestão do tempo e eficácia de ensino, a ideia é promover estímulos proporcionais a todos os setores para que eles possam ser mais produtivos e ter um alto nível de excelência.

O gestor será responsável por coordenar, delegar e priorizar as tarefas para que todos trabalhem com maior eficácia. Além disso, a área é responsável por identificar problemas, prover soluções, melhorar práticas educacionais, entre outras atribuições.

Qual a importância da gestão?

Por meio de uma boa gestão, todos os setores de uma instituição de ensino serão integrados. Desta forma, a formação dos alunos será a melhor possível e haverá uma sustentabilidade do negócio em longo prazo.

Afinal, a escola funciona como uma empresa e precisa de recursos financeiros, bem como a boa administração deles, objetivando garantir que os resultados positivos apareçam tanto internamente quanto externamente. Quando falamos sobre o lado interno, podemos dar como exemplo a qualidade da formação dos professores. Já em relação aos aspectos externos, é possível destacar a melhora da imagem da marca.

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Vale ressaltar que todas as mudanças necessárias em uma escola são fruto de uma boa gestão escolar, o que faz com que seja fundamental um bom trabalho nesse sentido.

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Após entender as bases da gestão escolar e a sua importância no contexto institucional, é preciso aprender a aplicá-la corretamente. Para ajudar os professores a atingirem seu máximo nível de excelência e ainda garantir uma administração de qualidade, é preciso seguir os passos a seguir.

1. Tenha um planejamento escolar

O primeiro passo para garantir a eficácia da gestão escolar é o planejamento. O documento deve abranger todas as áreas que compõem uma instituição de ensino.

Como é um guia do que será feito na gestão, ele precisa ser executado antes do início do ano letivo. Assim, os gestores e demais profissionais conseguirão ter mais tempo para estabelecer os objetivos, bem como as estratégias para alcançá-los.

Quando o planejamento é bem executado, ele ajuda, inclusive, a lidar com imprevistos. Portanto, é importante que a instituição esteja atenta aos problemas que já ocorreram no passado. Não podemos nos esquecer da área financeira — a organização deve manter as planilhas de gastos para que, assim, possa definir quais as áreas demandam mais recursos no planejamento financeiro da escola.

2. Defina as prioridades

Você conhece a realidade da sua escola? Do que ela mais precisa? É preciso entender como se encontra a instituição para, só então, definir prioridades. Ao fazer o planejamento, você conseguirá perceber que muitas atividades demandam menos tempo do que outras. Consequentemente, será possível definir o que é preciso fazer a cada dia, mês e até mesmo semestre.

Aliás, é essencial deixar marcadas no planejamento as atividades prioritárias. Caso sejam esquecidas ou adiadas, podem prejudicar o desenvolvimento escalável da instituição. Por exemplo, se é preciso cortar gastos, a ação deve ser imediata. Se adiada, poderá se tornar uma bola de neve e levar a escola à falência.

3. Faça uma gestão financeira adequada

gestão financeira escolar tem um papel muito mais importante do que simplesmente tornar a escola mais lucrativa. Embora a instituição funcione como uma empresa e necessite do lucro para garantir a sua sustentabilidade, o gerenciamento financeiro é muito mais abrangente.

Por esse motivo, para garantir a correta gestão financeira, é necessário também saber como investir os recursos disponíveis. Seja em ferramentas pedagógicas, seja em capacitação de professores ou infraestrutura, pois tudo isso tem influência direta nos resultados da instituição.

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Além do mais, é preciso saber otimizar o pagamento de mensalidades, para que a ação se torne mais proveitosa tanto para quem utiliza quanto para quem presta o serviço, bem como evitar a inadimplência escolar e os seus altos índices. Enfim, a gestão financeira tem o intuito de atuar em todas as áreas, visto que todos têm necessidades de recursos para se manterem.

4. Tenha uma boa comunicação com toda a comunidade escolar

Para desenvolver uma gestão escolar de qualidade, é preciso que a escola desenvolva uma boa comunicação com pais e alunos. Nesse sentido, é preciso manter uma rotina de reuniões com os responsáveis, afinal, eles desejam saber sobre o desenvolvimento de seus filhos.

Portanto, é essencial que a escola conte com um sistema que permita a comunicação fluida com tais responsáveis. Hoje, existem no mercado softwares que oferecem sistemas avançados que avisam sobre reuniões, entregam relatórios de desempenho, boletins e outros informativos com observações do corpo docente a respeito do desenvolvimento do estudante em sala de aula.

5. Adote as tecnologias para otimizar o trabalho

Uma escola que é referência em ensino e administração tem um bom gerenciamento como base. Para torná-lo ainda mais eficaz, o melhor caminho é investir em tecnologias que ajudem no trabalho da área administrativa e pedagógica da instituição.

Ambas resultam em uma série de dados. Se eles não forem lidos com atenção, poderão se perder e prejudicar a instituição. Os softwares ajudam a combater o problema, além de otimizarem o trabalho da equipe. Dessa forma, os funcionários poderão focar seu trabalho em ações realmente importantes.

Por exemplo, se você conta com um intermediador de pagamentos, poderá controlar o pagamento de mensalidades, realizar cobranças, combater a inadimplência e personalizar as formas de pagamentos, com opções para boletos, carnês, cartões de crédito, entre outras.

6. Promova a disciplina e a organização

A organização traz maior eficácia para a execução das tarefas dentro da instituição de ensino. Imagine que você precise de um relatório de todos os pagamentos realizados no mês. Se eles não são ordenados e, a cada hora, os documentos ficam em um lugar diferente, há queda da produtividade e aumento do improviso, o que não é o ideal, especialmente, em situações financeiras.

No entanto, a promoção da disciplina não deve ser exclusiva da área administrativa. Ela precisa ser implementada entre os alunos, mas também entre os professores e demais funcionários da instituição de ensino. Isso faz com que todos cumpram com as tarefas que lhes competem e não se distraiam com fatores que não têm relevância.

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7. Busque o aperfeiçoamento constante

Hoje, o mundo passa por constantes transformações e evoluções, o que muda não só a maneira como o vemos, mas também como lidamos com o que nos cerca. Para que as escolas não fiquem paradas no tempo, é preciso que ela se adapte a essa nova realidade.

O aperfeiçoamento constante deve fazer parte da rotina de uma instituição de ensino. E isso não deve se restringir apenas à capacitação dos docentes, que precisam se atualizar sobre as metodologias de ensino, e também em relação à introdução de novas tecnologias no ambiente educacional, seja na parte pedagógica, seja na administrativa.

Quais estratégias de marketing podem trabalhar como aliadas de uma boa gestão?

A utilização do marketing em conjunto com a gestão escolar é importante por dois motivos. Primeiro, para garantir a permanência dos alunos e, segundo, para aumentar a demanda por novas vagas na instituição de ensino. A partir desses objetivos, uma série de estratégias poderão ser aplicadas, tal como mostraremos a seguir!

Use a tecnologia como aliada

O marketing digital é uma das vertentes mais importantes da atualidade. Existem diferentes formas de utilizá-lo em escolas, como por meio de ferramentas que potencializem a sua estratégia.

O WhatsApp, por exemplo, pode ser utilizado como meio de comunicação com os pais, alunos e funcionários. Já as redes sociais potencializam a comunicação com o seu público interno e externo. Se o conteúdo e as ações planejadas para elas forem bem executados, é possível gerar um grande engajamento com o público interessado em seus serviços.

Outra ferramenta que não pode ser esquecida é o site com um blog. Publicar artigos e materiais sobre diferentes assuntos da esfera educacional contribui para que o público se sinta mais confiante em utilizar os seus serviços e reconheça o seu diferencial entre os concorrentes.

Além do mais, é um importante instrumento para fazer com que um cliente seja nutrido de acordo com o que é o funil de vendas, potencializando as suas chances de fechar o negócio com a escola.

Invista em eventos escolares

Os eventos escolares são uma ótima oportunidade de aproximar os pais da escola. É uma oportunidade para mostrar a eles a realidade da instituição e o desenvolvimento dos seus filhos. Tal aproximação facilita a inserção de estratégias de retenção de alunos. Afinal, convidá-los apenas para resolver questões burocráticas pode afastá-los, mostrando que a escola está preocupada exclusivamente com fatores administrativos.

Vale lembrar que os eventos escolares não precisam acontecer apenas nas dependências da instituição de ensino. Investir em atividades extracurriculares para os alunos com a presença de seus responsáveis, como visitas a museus, parques e outros locais nos quais possam ser feitas atividades educativas é muito importante.

Não se esqueça das feiras de ciências, competições esportivas e outras expedições de caráter recreativo. Elas são igualmente essenciais, pois motivam os alunos e, consequentemente, os pais também se sentem mais satisfeitos ao verem seus filhos engajados.

Promova pesquisas de satisfação

Uma das ações mais comuns de aprimoramento da gestão escolar é a utilização de pesquisas de satisfação. Elas precisam focar a avaliação dos cursos e também das aulas ministradas, metodologias de ensino, entre outros aspectos relevantes para a escola.

Aliás, tais pesquisas são cruciais para obter informações valiosas a respeito das falhas dentro da instituição. Nem sempre é possível enxergá-las sem um olhar externo e, por isso, as pesquisas vêm justamente ao encontro dessa necessidade. Elas ajudarão a melhorar os aspectos para tornar a sua escola mais atrativa, tanto para quem já está dentro dela quanto para aqueles que precisam ser conquistados.

O ideal é optar por pesquisas de múltipla escolha, que são mais objetivas. No entanto, sempre deixe um espaço para opiniões, pois é dessa expressão que você conseguirá obter insights a respeito do que precisa ser melhorado nos serviços.

Não se esqueça do e-mail marketing

O e-mail continua sendo uma das formas mais eficazes de comunicação e pode ser um grande aliado das suas estratégias de marketing. Que tal utilizá-lo para oferecer, por exemplo, um boletim informativo (newsletter) sobre as atividades administrativas e pedagógicas realizadas pela escola? Ou mesmo oferecer descontos especiais para matrículas realizadas com antecedência?

Algumas ações não cabem às redes sociais e aplicativos de mensagens, e é então que entra o e-mail. Lembre-se de que, mesmo que a escola tenha uma infraestrutura impecável e um corpo docente altamente qualificado, é preciso ter ações que o aproximem do seu público, oferecendo vantagens a ele.

Não por acaso, podem haver outras escolas com as mesmas características em localidades próximas. Logo, para superar a concorrência, será necessário que a instituição de ensino mostre os seus diferenciais. E isso só é possível apenas como uma boa comunicação e o fortalecimento da imagem da marca.

Como um intermediador pode contribuir para isso?

Algumas ferramentas são essenciais no processo de gestão escolar, como é o caso dos programas especializados. A seguir, explicaremos melhor como as tecnologias atuam no gerenciamento de uma instituição de ensino.

Redução de custos

Os custos operacionais de uma instituição podem ser reduzidos com a utilização de um intermediador de pagamentos apropriado. Isso porque todas as operações relativas às finanças passam a ser feitas dentro de um ambiente único. Assim, há redução dos custos com manutenção de outros programas.

Além disso, problemas como controle de contas a pagar, recebimentos e relatórios financeiros são reduzidos, contribuindo para a eficácia e produtividade dos colaboradores. Consequentemente, eles passam a ter mais tempo para conduzir atividades correspondentes ao core business da escola.

Fidelização e captação de alunos

O processo de fidelização e captação de alunos tem se tornado cada vez mais complexo, devido à alta competitividade do mercado. As escolas que se destacam são aquelas que oferecem diferenciais e facilidades para o seu público.

Por exemplo, se a sua instituição de ensino tem um intermediador de pagamentos, consequentemente, os pais terão mais facilidade e comodidade para realizar os pagamentos de mensalidades.

As cobranças são enviadas por e-mail e os pagamentos podem ser executados de diferentes maneiras, desde boleto até cartão de crédito. Consequentemente, os responsáveis terão mais segurança, pois não precisarão se deslocar até a escola com altas quantias, por exemplo.

Eficácia nas operações e no processo de tomada de decisões

Como foi possível perceber até aqui, um dos principais ganhos promovidos pelo software é a maior eficácia operacional. Uma boa ferramenta reduz erros nos processos e centraliza os dados. Isso promove uma maneira rápida e objetiva de encontrar os dados necessários na hora de atender pais, responsáveis e alunos, melhorando a percepção deles sobre a instituição.

A centralização de dados também é importante para o processo de tomada de decisões. Isso porque o software ajudará a ter uma visão sistêmica e global a respeito de quais pontos precisam ser melhorados, auxiliando, inclusive, no planejamento estratégico escolar. Logo, você poderá ter informações mais concretas que ajudarão a direcionar a instituição de ensino para o melhor caminho.

A gestão escolar é uma forma de otimizar os processos cotidianos, desburocratizando uma série de atividades cotidianas. Por meio dela, é possível aumentar a eficácia da instituição, seja em seus aspectos administrativos, seja nos pedagógicos, e melhorar a sua imagem no mercado.

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Ademais, o impacto de setores como o financeiro é muito mais efetivo. Sobretudo, tendo em vista que essa é uma das áreas da base de manutenção escolar. A partir do momento em que é adotado um sistema tecnológico, uma série de melhorias podem ser vistas e a instituição passa a ter maior controle sobre aonde está indo.

Se a sua instituição de ensino precisa de um sistema que ajude na gestão escolar, entre em contato conosco e conheça a nossas soluções. Temos certeza de que alguma se encaixará nas suas necessidades. Até a próxima!

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Gestão Financeira

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