Alunos novos no meio do ano: quais os impactos na contabilidade escolar?

A gestão escolar serve para otimizar os processos diários referentes à administração, ensino e finanças de uma instituição de ensino. Ela é fundamental para garantir a sinergia entre todos os colaboradores e serviços para que a escola funcione bem. Aliás, neste momento que antecede o segundo semestre, é preciso ainda mais atenção. Isso acontece pois, às vezes, é preciso receber alunos novos no meio do ano.

Neste artigo, tratamos especialmente da recepção de novos estudantes e do seu impacto na contabilidade. A ideia é que você conheça algumas dicas de como agir diante da situação. Confira!

Aperfeiçoe e integre a gestão escolar

Como mencionamos, a gestão escolar compreende diversos processos. Entre eles estão as áreas pedagógica, administrativa, financeira e de desempenho. Todas precisam estar integradas e ser adaptadas anualmente.

​Aperfeiçoá-las significa trabalhar para que elas funcionem de maneira sinérgica, a fim de receberem os alunos novos no meio do ano. Isso significa que, durante o planejamento, os gestores precisam considerar essa nova entrada atentando para a adaptação do estudante que chega e para o impacto que ele traz financeiramente, mantendo a qualidade do serviço.

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Faça a contabilidade dos alunos novos do meio do ano

A escola precisa contar com projeções de cenários, e a entrada de novos alunos deve ser encaixada nesse processo. Isso significa que é preciso considerar o percentual de alunos entrantes, mas também de evasão. Imagine que o número de alunos aumentará nessa segunda parte do ano.

É preciso considerar a necessidade de reestruturação da turma, infraestrutura, salários dos professores, entre outras questões. Quando feita de maneira estruturada, a contabilidade permite a avaliação da real da situação da escola, além de colaborar na confecção de projeções futuras, com a entrada de novos pagantes.

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Atualize constantemente os dados financeiros

Os novos alunos também precisam entrar no fluxo de caixa da instituição de ensino. Isso significa que novas matrículas devem ser inseridas imediatamente nos dados financeiros, bem como as mensalidades na projeção anual de faturamento.

Vale lembrar que as mensalidades não devem ser computadas como recebimento enquanto não entrarem na conta da instituição. Por isso, o fluxo de caixa deve ser atualizado diariamente com os valores.

Adapte os valores

As regras sobre o preço devem valer para alunos entrantes no começo e no meio do ano. Logo, o reajuste só pode acontecer de acordo com o índice inflacionário, segundo o art. 1.º da Lei 9.870/99:

O valor anual ou semestral deverá ter como base a última parcela da anuidade ou da semestralidade legalmente fixada no ano anterior, multiplicada pelo número de parcelas do período letivo.

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Isso quer dizer que o valor cobrado dos alunos novos no meio do ano deve ter por base a semestralidade preestabelecida em contrato e ser dividido entre os meses correspondentes. Consequentemente, isso permitirá estimar o valor mensal do lucro a partir da entrada do estudante e reformular o planejamento de metas de acordo com o trimestre ou semestre.

Independentemente da entrada de alunos novos no meio do ano, é importante que a instituição de ensino adote um sistema de pagamento que facilite a inserção de dados financeiros. Além de trazer maior controle para a escola, ele facilita a quitação de mensalidades, podendo variar o meio de pagamento, de acordo com as necessidades do público.

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