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Como ser um administrador de condomínios eficiente

Publicado em 29 de agosto de 2016 (atualizado em 17 de abril de 2019)
Profissão do mês: administrador de condomínio

Ser um administrador de condomínios requer muito organização e paciência. Afinal, é preciso lidar com diversas pessoas diferentes que, muitas vezes, têm objetivos muito diferentes. Por isso, seja o síndico interno ou terceirizado, é importante estar sempre atento a alguns pontos para fazer uma gestão eficiente.

Bom relacionamento com os condôminos 

Lidar com muitas pessoas nunca é fácil. Em um condomínio, é normal que os moradores encontrem divergências e nem sempre vai ser possível agradar a todos. Por isso, é preciso ser firme, para conseguir tomar decisões que sejam benéficas para a maioria e cobrar a colaboração de todos, e amigável, para não gerar atritos.

Também é importante manter um tratamento igualitário para todos. Se você aplicou uma multa para um morador por som alto, por exemplo, é preciso aplicar a mesma penalidade para todos que cometerem a mesma infração.

Mantenha um canal de contato com os moradores, seja por e-mail ou telefone, para receber reclamações e sugestões. Assim, os próprios moradores podem ajudar a detectar problemas que precisam ser solucionados e, consequentemente, se sentem mais representados.

Acompanhamento Jurídico 

É importante que o condomínio tenha uma assessoria jurídica para que todas as decisões tomadas tenham embasamento legal, evitando qualquer tipo de problema. Um advogado pode ajudar na resolução de questões internas ou externas do condomínio.

Fornecedores e Funcionários 

As necessidades de cada condomínio variam de acordo com o seu tamanho e número de moradores. Por isso, é importante avaliar quais atividades demandam um funcionário exclusivo e quais podem ser realizadas por um fornecedor externo. Por exemplo, é necessário contratar um zelador ou um fornecedor contratado por demandas é suficiente?

Também é importante avaliar se apenas o síndico consegue realizar todas as atividades administrativas do condomínio ou se é necessário a contratação de uma pessoas para auxiliar.

Para finalizar, é recomendável manter uma lista de fornecedores regulares. Isso garante o conhecimento da qualidade do serviço e menor preço. Caso preciso contratar um serviço que ainda não possui fornecedor, faça três orçamentos e busque informações sobre o fornecedor.

Gestão Financeira 

Esta é a parte mais importante para o sucesso de uma administração. É necessário ter listado todos custos fixos do condomínio, como contas de água e luz, pagamento de funcionários, impostos e fornecedores, e destinar parte dos recebimentos para uma caixa de emergência.

A forma de cobrança também é essencial. Contar com um serviço de emissão de boletos e carnês, como a Gerencianet, ajuda na diminuição da inadimplência. Além disso, ajuda a facilita o serviço do gestor financeiro. Na plataforma, é possível agendar o envio de boletos recorrentes, não sendo necessário que o envio manual seja feito mensalmente. Além disso, em caso de inadimplência, o acréscimo de juros e multas é feito de forma automática. Conheça mais sobre os benefícios aqui.

Nova call to action

Prestação de contas 

Por fim, mantenha o fluxo de caixa sempre atualizado para que a prestação de contas aos condôminos seja feita com frequência e sem atrasos. Sempre que contratar um serviço ou realizar uma compra para o condomínio, exija a nota fiscal ou recibo e faça a anotação de toda a movimentação financeira.

 

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