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Régua de cobrança: por que essa ferramenta ajuda a reduzir a inadimplência?

Publicado em 22 de fevereiro de 2021 (atualizado em 22 de fevereiro de 2021)
Homem negro acessando um notebook para fazer a régua de cobrança da empresa.

A inadimplência é um pesadelo para a gestão financeira de qualquer empresa, por causar um verdadeiro efeito paralisador do crescimento. Muitas vezes, a solução para isso está na criação de mecanismos de defesa antes que ela se torne efetivamente um problema. Uma boa régua de cobrança é um exemplo disso.

Nesse contexto, existem diversos meios de comunicação em que a cobrança pode ser realizada. Mas é preciso um bom planejamento para entrar em contato com o inadimplente e, assim, reverter a situação.

Saiba como a tecnologia de automação pode agilizar processos. Além disso, descubra como a régua de cobrança é essencial para ordenar as finanças do seu empreendimento. Siga a leitura!

O que é régua de cobrança?

Régua de cobrança é uma ferramenta utilizada por empresas de qualquer segmento para o envio de lembretes sob a forma de notificações automáticas aos clientes. 

Com esse recurso, é possível criar sequências de mensagens (em diferentes canais de comunicação ou por meio da combinação de alguns deles) para lembrar seus clientes sobre o vencimento de um boleto, por exemplo.

Dessa maneira, é possível promover uma comunicação efetiva com a base de assinantes, podendo programar as mensagens para diferentes períodos. 

Ao adotar essa estratégia, é possível reduzir consideravelmente o número de não pagantes. Sobretudo aqueles que não pagaram por simplesmente se esquecerem.

Porém, é preciso ter cuidado. Os excessos na construção da régua podem levar à insatisfação de clientes e até mesmo denúncias nos órgãos de proteção e defesa do consumidor.

Nesse sentido, é preciso otimizar as mensagens para uma comunicação mais direta, clara e, sobretudo, não invasiva. 

Em geral, notificações brandas e amigáveis levam a uma quitação imediata. Isso porque o cliente prefere realizar o pagamento a ter maiores transtornos.

Por que essa ferramenta ajuda a reduzir a inadimplência?

Em geral, é muito comum que as empresas se preocupem tanto com outros pagamentos e processos internos que as inadimplências acabam ficando de lado. Por isso, o uso da régua de cobrança é essencial para não deixar as dívidas serem esquecidas. 

Além disso, é importante salientar que o ato de cobrar nem sempre é bem recebido pelo cliente. Entretanto, por meio da régua, é possível deixar o processo mais sério e profissional. Com esse recurso, você consegue acompanhar de perto a evolução de cada cobrança até que o problema seja solucionado. 

Desta forma, o devedor pode reconhecer a seriedade da empresa e considerar as formas de pagamentos oferecidas para quitar sua dívida, sem constrangimentos. 

3 meios de pagamento para uma régua de cobrança

Boleto bancário

O boleto bancário é uma modalidade de pagamento que depende exclusivamente da ação do cliente. Sendo assim, exige um acompanhamento maior. 

Considerando que a maioria das pessoas costuma receber o salário por volta do dia 5 e 15 do mês, é interessante direcionar as cobranças para datas próximas a essas.

Nesse contexto, é preciso iniciar o processo de cobrança antes do dia do vencimento do boleto, bem como na data limite. Então, se você determinou que o boleto vence no dia 10, experimente lembrar seu cliente de realizar o pagamento nos dias 5, 8 e 10, por exemplo.

Após o vencimento, as cobranças se tornam mais frequentes, sendo feitas a cada 5 dias, aproximadamente, até que o pagamento seja efetuado. Nessa etapa, é possível alertar que, caso o pagamento não seja realizado, a prestação de serviços estará suspensa.

Caso o processo ultrapasse os 30 ou 45 dias, as notificações devem ser encerradas. Se a inadimplência exceder o prazo de 60 dias, o processo de cobrança deve ser feito juridicamente.

Depósitos e transferências

Para depósitos e transferências eletrônicas – via TED, DOC ou mesmo o Pix – é interessante seguir o mesmo ritmo de notificações e lembretes mencionados acima, para garantir que o pagamento seja feito o mais rápido possível.

Entretanto, um diferencial das transferências é que o cliente pode selecionar quanto ele pagará à empresa, o que torna a cobrança de juros um pouco mais difícil. 

É possível, por exemplo, deixar claro nas regras de adesão inicial que será permitido a cobrança dos juros e multas na fatura do mês posterior ao atraso. Dessa forma, mesmo que o cliente preencha o valor, você arcará com um prejuízo apenas momentâneo.

Cartão de crédito

O pagamento por cartão de crédito costuma ser automático, já que a cobrança é feita mensalmente de forma online. 

Porém, o pagamento pode ser rejeitado, caso o limite do cartão do cliente esteja estourado naquele mês. É comum encontrar pessoas com problemas por terem extrapolado a margem permitida, comprometendo o saldo e os pagamentos recorrentes. Além disso, outros problemas como o vencimento do cartão ou até mesmo fraude podem atrasar os pagamentos.

Os entraves relacionados a limites ou suspeitas de fraude devem ser resolvidos de acordo com as normas da operadora ou banco emissor do cartão de crédito. 

Já nos casos em que o cartão está vencido, é preciso entrar em contato com o cliente e notificá-lo sobre o problema. Assim, ele pode atualizá-lo ou informar um novo cartão para o pagamento.

Um exemplo prático de comunicação com o cliente

Para implementar uma régua de cobrança efetiva, é preciso levar em consideração o tempo e a mensagem. Veja um exemplo que considera o boleto bancário como meio de pagamento.

  • 5 dias antes do vencimento – Lembrete: o seu boleto vence em 5 dias.
  • No dia do vencimento – Não esqueça: o seu boleto vence hoje!
  • 6 dias depois do vencimento – O boleto está atrasado, clique abaixo e pague agora mesmo.
  • 12 dias depois do vencimento – Alerta de suspensão do serviço: seu boleto venceu há 12 dias. Aguardamos a confirmação do pagamento em x dias, sob condição de cancelamento do serviço.

Agora veja um exemplo considerando o cartão de crédito como meio de pagamento. A régua de cobrança, nesse caso, pode entrar em ação se o pagamento não for identificado. 

As mensagens devem alertar o cliente de que houve algum problema na transação, convidando-o a acessar a cobrança ou atualizar seus dados do cartão de crédito na área do cliente. 

  • Um dia após a data limite para identificação do pagamento – Detectamos uma falha na cobrança do seu cartão de crédito. Clique aqui e utilize outro meio de pagamento.
  • Após sucessivas tentativas mal sucedidas – Ainda não conseguimos fazer a cobrança em seu cartão de crédito. Entre em contato e evite o cancelamento do serviço.

3 ferramentas de comunicação para cobrar clientes inadimplentes

E-mail

O e-mail é o meio de comunicação mais utilizado na régua de cobrança, especialmente porque pode ser automatizado com mais facilidade por softwares de gestão.

A comunicação aqui pode ser mais completa, pois os e-mails não costumam ter limites de caracteres, como o SMS, por exemplo. Os e-mails de cobrança podem ter dados relevantes como:

  • Nome completo;
  • dia de vencimento do pagamento;
  • valor inicial da compra;
  • valor atualizado com juros;
  • e link ao boleto de pagamento – ou anexo.

Para garantir que seu e-mail seja aberto pelo cliente, escolha um título que chame atenção. Mas sem exagerar no uso de símbolos ou emojis. Afinal, isso pode fazer com que sua mensagem seja interpretada como spam pelos servidores de e-mail. Veja alguns erros comuns que devem ser evitados ao enviar um e-mail ao seu cliente.

Mensagem de texto / SMS

Diferente da cobrança por e-mail, a mensagem por SMS precisa ser extremamente objetiva e curta. O SMS pode, inclusive, estar associado ao e-mail de cobrança, como uma maneira de fazer com que o devedor olhe o seu e-mail e faça o pagamento pendente.

Telefone

Em um momento em que cada vez menos as pessoas fazem chamadas telefônicas, o telefone para cobrança é utilizado como último recurso para chamar a atenção do cliente e trazê-lo de volta ao assunto. 

Antes de adotar a cobrança por esse meio de comunicação, é preciso considerar o planejamento e a elaboração de um roteiro que conste todas as respostas para as possíveis dúvidas do cliente.

Correspondência física

Seguindo a mesma lógica anterior, a carta pode não ser o melhor método. Contudo, continua sendo uma forma de entrar em contato com o cliente e relembrá-lo da dívida que deve ser paga.

Junto à mensagem, é interessante incluir o boleto de pagamento para facilitar a quitação do débito pendente.

Automatização de pagamentos para reduzir a inadimplência

Em síntese, para adotar uma régua de cobrança eficiente e, com isso, reduzir a inadimplência, é preciso investir em um bom software. Ele dará o apoio necessário para que essa agenda siga o planejamento inicial estabelecido para cada tipo de cobrança.

Os sistemas de gestão de pagamentos, como o oferecido pela Gerencianet, são ideais para promover uma régua de cobrança de forma objetiva e ainda reunir informações importantes para relatórios futuros.

Inclusive, na Gerencianet é possível enviar e-mails de cobrança personalizados e de forma automática para os clientes. Com esta função, você consegue configurar a mensagem e ainda adicionar tags como: destinatário, vencimento, valor total, número da cobrança, tabela de itens e botão de pagamento. 

Além disso, uma ferramenta automatizada de gestão financeira facilita a rotina da equipe, que não precisa mais realizar tarefas operacionais. Essa vantagem dá mais fôlego para otimizar o tempo de trabalho e a produtividade.

Por meio do software de gestão, também é possível oferecer ao cliente uma área de assinante, onde ele pode baixar segundas vias de boletos, ampliar ou cancelar o serviço e fazer atualizações cadastrais. 

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Financeiro

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