Régua de cobrança: dicas para reduzir a inadimplência + exemplos

A inadimplência é um pesadelo para a gestão financeira de qualquer empresa, por causar um verdadeiro efeito paralisador do crescimento. Muitas vezes, a solução para isso está na criação de mecanismos de defesa antes que ela se torne efetivamente um problema. Uma boa régua de cobrança é um exemplo disso.

Nesse contexto, existem diversos meios de comunicação em que a cobrança pode ser realizada. Mas é preciso um bom planejamento para entrar em contato com o cliente inadimplente e, assim, reverter a situação.

Mas já adianto que essa não precisa ser uma tarefa manual! A régua de cobrança pode ser uma tecnologia que automatiza e agiliza os seus processos de cobrança. Veja só!

O que é régua de cobrança?

Régua de cobrança é uma ferramenta utilizada por empresas de qualquer segmento para o envio de lembretes sob a forma de notificações automáticas aos clientes.

Com esse recurso, é possível criar sequências de mensagens para lembrar seus clientes sobre o vencimento de um boleto, por exemplo.

Dessa maneira, é possível promover uma comunicação efetiva com a base de clientes, podendo programar as mensagens para diferentes períodos.

Ao adotar essa estratégia, é possível reduzir consideravelmente o número de não pagantes. Sobretudo aqueles que não pagaram por simplesmente se esquecerem.

Em geral, notificações brandas e amigáveis levam a uma quitação imediata. Isso porque o cliente prefere realizar o pagamento a ter maiores transtornos.

Por que essa ferramenta ajuda a reduzir a inadimplência?

Empreendedores não podem (ou não deveriam) desperdiçar tanto tempo com a gestão de cobranças!

Em geral, empreendedores, prestadores de serviço e empresas de todos os portes tem que se preocupar com muitos setores para que a empresa funcione, não é verdade?

Por isso, o uso da régua de cobrança é essencial para automatizar as cobranças, lembrar os clientes de pagar em dia e manter as contas da empresa no azul.

Além disso, é importante lembrar que o ato de cobrar nem sempre é bem recebido pelo cliente. Entretanto, por meio da régua, é possível deixar o processo mais sério e profissional. Com esse recurso, você consegue acompanhar de perto a evolução de cada cobrança até que o problema seja solucionado.

Desta forma, o devedor pode reconhecer a seriedade da empresa e considerar as formas de pagamentos oferecidas para quitar sua dívida, sem constrangimentos.

2 meios de pagamento para uma régua de cobrança

Boleto bancário

O boleto é uma modalidade de pagamento que depende exclusivamente da ação do cliente. Sendo assim, exige um acompanhamento maior.

Considerando que a maioria das pessoas costuma receber o salário por volta do dia 5 e 15 do mês, é interessante direcionar as cobranças para datas próximas a essas.

Nesse contexto, é preciso iniciar o processo de cobrança antes do dia do vencimento do boleto, bem como na data limite. Então, se você determinou que o boleto vence no dia 10, experimente lembrar seu cliente de realizar o pagamento nos dias 5, 8 e 10, por exemplo.

Após o vencimento, as cobranças se tornam mais frequentes, sendo feitas a cada 5 dias, aproximadamente, até que o pagamento seja efetuado. Nessa etapa, é possível alertar que, caso o pagamento não seja realizado, a prestação de serviços estará suspensa.

Caso o processo ultrapasse os 30 ou 45 dias, as notificações devem ser encerradas. Se a inadimplência exceder o prazo de 60 dias, o processo de cobrança deve ser feito juridicamente.

Cartão de crédito

O pagamento por cartão de crédito costuma ser automático, já que a cobrança é feita mensalmente de forma online.

Porém, o pagamento pode ser rejeitado, caso o limite do cartão do cliente esteja estourado naquele mês.

É comum encontrar pessoas com problemas por terem extrapolado a margem permitida, comprometendo o saldo e os pagamentos recorrentes. Além disso, outros problemas como o vencimento do cartão ou até mesmo fraude podem atrasar os pagamentos.

Os entraves relacionados a limites ou suspeitas de fraude devem ser resolvidos de acordo com as normas da operadora ou banco emissor do cartão de crédito.

Já nos casos em que o cartão está vencido, é preciso entrar em contato com o cliente e notificá-lo sobre o problema. Assim, ele pode atualizá-lo ou informar um novo cartão para o pagamento.

Um exemplo prático de comunicação com o cliente

Para implementar uma régua de cobrança efetiva, é preciso levar em consideração o tempo e a mensagem.

Veja um exemplo que considera o boleto bancário como meio de pagamento:

5 dias antes do vencimento – Lembrete: o seu boleto vence em 5 dias.
No dia do vencimento – Não esqueça: o seu boleto vence hoje!
6 dias depois do vencimento – O boleto está atrasado, clique abaixo e pague agora mesmo.
12 dias depois do vencimento – Alerta de suspensão do serviço: seu boleto venceu há 12 dias. Aguardamos a confirmação do pagamento em X dias, sob condição de cancelamento do serviço.

Agora veja um exemplo considerando o cartão de crédito como meio de pagamento. A régua de cobrança, nesse caso, pode entrar em ação se o pagamento não for identificado.

As mensagens devem alertar o cliente de que houve algum problema na transação, convidando-o a acessar a cobrança ou atualizar seus dados do cartão de crédito na área do cliente.

Um dia após a data limite para identificação do pagamento – Detectamos uma falha na cobrança do seu cartão de crédito. Clique aqui e utilize outro meio de pagamento.
Após sucessivas tentativas mal sucedidas – Ainda não conseguimos fazer a cobrança em seu cartão de crédito. Entre em contato e evite o cancelamento do serviço.

3 formas para cobrar clientes inadimplentes — de forma automática🤖

💻 E-mail

O e-mail é o meio de comunicação mais utilizado na régua de cobrança, especialmente porque pode ser automatizado com mais facilidade por sistemas de gestão.

A comunicação aqui pode ser mais completa, pois os e-mails não costumam ter limites de caracteres, como o SMS, por exemplo. Os e-mails de cobrança podem ter dados relevantes como:

nome do cliente;
dia de vencimento do pagamento;
valor inicial da compra;
valor atualizado com juros;
e link ao boleto de pagamento – ou anexo.

Para garantir que seu e-mail seja aberto pelo cliente, escolha um título que chame atenção. Mas sem exagerar no uso de símbolos ou emojis. Afinal, isso pode fazer com que sua mensagem seja interpretada como spam pelos servidores de e-mail.

📲 Mensagem por SMS e push notification

Diferente da cobrança por e-mail, a mensagem por SMS e o push notification precisam ser extremamente objetivos e curtos. Eles podem, inclusive, estar associados ao e-mail de cobrança, como uma maneira de fazer com que o devedor olhe o seu e-mail e faça o pagamento pendente.

Automatização de pagamentos para reduzir a inadimplência

Em síntese, para adotar uma régua de cobrança eficiente e, com isso, reduzir a inadimplência, é preciso investir em boa plataforma de gestão. Ela dará o apoio necessário para que essa agenda siga o planejamento inicial estabelecido para cada tipo de cobrança.

Uma plataforma de gestão de pagamentos, como a oferecida nas contas Efí, são ideais para promover uma régua de cobrança de forma objetiva e ainda reunir informações importantes para relatórios futuros.

Na Efí, é possível programar uma sequência de lembretes sobre o vencimento das cobranças. Você ativa o disparo e a gente cuida de tudo!

E-mail automático para o cliente após emissão de cobrança.
E-mail automático 5 dias antes do vencimento.
E-mail automático ao identificar uma inadimplência.
E-mail automático de confirmação de pagamento manual.
E-mail automático de cancelamento de cobrança, assinatura e carnê.

Para começar a usar, acesse sua conta pelo app ou portal web, vá em “Configurações da conta” → “Configurações de cobranças” → “E-mails” e ative as comunicações que deseja disparar automaticamente.

Uma ferramenta automatizada de gestão financeira facilita a rotina da equipe, que não precisa mais realizar tarefas operacionais. Essa vantagem dá mais fôlego para otimizar o tempo de trabalho e a produtividade.

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