Redução de custos: o que é e como montar um plano de ação para seu negócio

A jornada do empreendedor passa por diversas fases. Seja em qual delas você estiver, é sempre muito importante estar atento às formas de otimizar processos e contribuir com a redução de custos.

Em um cenário de crise econômica, é possível adotar uma série de comportamentos e estratégias para economizar e, até mesmo, investir em novos lançamentos. Para isso, é preciso seguir um plano de ação bem estruturado.

A partir de uma análise completa dos processos internos, busca-se evitar desperdícios. Bem como otimizar tempo e energia em prol da competitividade do negócio. Por isso, continue a leitura e veja como e por que a redução de custos deve ser tratada como prioridade em momentos de instabilidade.

O que significa redução de custos?

Redução de custos é a iniciativa de cortar ou diminuir os gastos de uma empresa. Porém, antes de sair cortando o que a intuição pede, é fundamental compreender como os custos do seu negócio são formados – e quais deles são indispensáveis.

Assim, uma eficiente gestão de custos deve seguir um planejamento, de modo que não comprometa os pilares fundamentais do seu negócio. Afinal, não adianta reduzir custos se o DNA da empresa é impactado, seja ele no sentido humano (na gestão de pessoas) ou na oferta de um produto ou serviço.

Nesse contexto, é preciso pensar alternativas que visam a eficiência dos processos e uma maior produtividade das equipes.

Por que isso é importante para um negócio?

Reduzir custos não é fácil, mas utilizar melhor os recursos disponíveis é a única forma de seguir sendo competitivo e até crescer na crise.

Além disso, a redução de custos oferece margem de manobra para tomar decisões com respaldo em planejamento e não na base do susto. Consequentemente, isso se reflete na saúde financeira do seu negócio.
A maneira de materializar essa redução é por meio de plano de ação, também chamado de plano de redução de custos. É uma maneira de se antecipar às necessidades e oferecer soluções mais inteligentes para lidar com gastos do dia a dia. Das pequenas às grandes despesas, praticamente tudo em uma rotina financeira pode ser repensada.

O primeiro passo é colocar no papel todos os custos fixos e variáveis e identificar oportunidades para cada um deles. Veja a seguir alguns pontos importantes na hora de montar um plano de ação com esse foco.

Manual Financeiro Para Empreendedores

7 dicas para montar um plano de ação eficiente

1. Conheça todos os custos do seu negócio

É impossível reduzir algo que você não sabe exatamente o quê. Por isso, coloque na ponta do lápis todos os custos do seu negócio, separando-os, principalmente, em duas categorias.

1. Custos fixos:
   São custos diretamente relacionados à produção ou à prestação de serviços, como mão de obra, matéria prima, equipamentos, etc.
2. Custos variáveis:
   São aqueles que acompanham o ritmo de produção da empresa, sofrendo alterações conforme o tempo, como a conta de energia, por exemplo.

Após essa separação, será mais fácil analisar quais setores ou atividades estão consumindo mais recursos do que deveriam. Assim, é possível verificar quais são, de fato, os gastos que podem ser reduzidos.

2. Otimize o estoque

Se o seu negócio tem como base a venda de produtos, uma parte do seu plano de ação deve ser dedicada à análise aprofundada do seu estoque. Além disso, passa pelo planejamento de reposição dele.

Basicamente, o custo do estoque está relacionado aos gastos com manutenção e armazenamento de mercadorias durante um determinado período de tempo. Se o custo de estoque é maior do que deveria ser (ou você identifica que ele poderia ser menor), vale investir em algumas formas de reduzi-lo.

Para evitar erros, otimize o tamanho dos pedidos, a frequência de compra, centralize o controle e faça-o com frequência.

3. Negocie com parceiros e fornecedores

Em um período como esse, em que muitas parcerias de negócio têm sido desfeitas, essa pode ser uma boa oportunidade para negociar (e renegociar) valores.

Além disso, pode-se negociar prazos de entrega e condições de pagamento. Isso, de alguma forma, pode impactar positivamente na gestão de um negócio.

4. Opte pela terceirização para melhorar a redução de custos

Outra estratégia interessante no plano de ação para redução de custos é optar pela terceirização de determinados serviços dentro da empresa, especialmente em tarefas que não são estratégicas. Por meio dela, é possível diminuir despesas estruturais e a nível de departamento pessoal (como gastos trabalhistas). 

Com isso, além de transferir responsabilidades para o profissional terceirizado, também é possível diminuir algumas preocupações com a gestão de recursos. Dessa forma, pode-se focar em outros departamentos para desenvolvê-los ainda mais.

5. Utilize ferramentas de telecomunicação

Ultimamente, em função da pandemia do novo coronavírus, o conceito de home office ganhou uma nova proporção. Essa é uma solução aprovada por 80% dos gestores consultados em uma pesquisa feita em todo o Brasil. Por isso, aproveite esse momento para repensar sua estratégia de locação de escritórios, além de toda a infraestrutura que um escritório físico necessita.

Com o trabalho cada vez mais digital, é perceptível que exista pouca ou quase nenhuma diferença entre um funcionário presencialmente em um escritório ou trabalhando de casa. Além disso, essa estratégia pode possibilitar adaptação ou redução de despesas como transporte, vale combustível, entre outros.

6. Invista em automação de processos

No mercado, existem diversos sistemas e softwares de automação que podem dar mais velocidade e eficiência a processos internos. O que a princípio caracteriza-se como um gasto, logo percebe-se se tratar de um investimento. A automação de processos pode aliviar funcionários, agilizar demandas e otimizar o tempo para ser gasto naquilo que realmente merece atenção.

Na hora de escolher qual deles faz sentido para o seu negócio, faça-se as seguintes perguntas:

• Quais processos tomam muito tempo da minha equipe?
• Se eu pudesse tirar uma das tarefas mais operacionais do dia a dia da minha equipe, o que seria?
• O que eu e minha equipe sabemos fazer muito bem e não merece ser automatizado?

Com essas respostas em mente, é possível pesquisar e negociar valores que caibam no orçamento do seu negócio. Isso pode contribuir, inclusive, na redução de custos.

7. Busque por soluções de integração

Ainda sob o ponto de vista anterior, existem soluções empresariais que buscam a integração de serviços e que podem contribuir para a redução de custos.

A Efí, por exemplo, possui módulos de integrações com sistemas de gestão de provedores, contabilidades, escolas, entre outros para a realização de cobranças, seja por meio de boleto, cartão de crédito ou assinatura. A plataforma ainda disponibiliza ferramentas para a gestão financeira. 

Além disso, por se tratar de uma empresa de documentação aberta, ela permite a integração com o sistema do contratante, independente de qual seja. Isso possibilita a emissão de cobranças diretamente do seu site.

Esse é um tipo de solução facilita a gestão de um negócio. Também ajuda a minimizar gastos, uma vez que permite mais agilidade e isenção de taxas em operações não realizadas. Ficou interessado? Entre em contato com nossa equipe de relacionamento e conheça nossas soluções.