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5 práticas para fugir da burocracia na gestão de empresas

Editor Gerencianet

09/05/2018

Gestão de empresas

Processos e atividades de qualquer empresa envolvem lidar e administrar as questões referentes a burocracia. Apesar de alguns deles serem fundamentais para o dia a dia, em muitas empresas eles acabam influenciando negativamente na agilidade da realização de tarefas e, consequentemente, na produtividade como um todo.

Por esse motivo, uma das maiores preocupações de grande parte dos empresários que desejam otimizar a gestão de empresas  é encontrar formas de desburocratizar processos e torná-los mais ágeis e fluidos.

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Para otimizar os trâmites do seu negócio, vamos apresentar 5 dicas de como é possível fugir da burocracia na gestão de empresas. Continue a leitura!

Burocracia na gestão empresarial

A função da burocracia, basicamente, é administrar processos da forma mais racional possível, sempre respeitando os procedimentos legais. Logo, é preciso entender que a burocracia faz parte da essência das atividades de qualquer empresa, agência, negócio ou instituição, sejam elas estatais ou privadas.

Ou seja, o papel da burocracia é organizar e dar continuidade para as atividades importantes para o funcionamento da empresa. Contudo, ao passo que uma gestão burocrática bem ajustada ajuda a dar ordem, clareza e agilidade, a burocratização excessiva terá o efeito contrário, “engessando” os processos e tornando-os mais penosos, levando a uma desorganização ainda maior.

Embora a burocracia seja necessária, e em certa medida importante, quando excessiva, tende a atrapalhar na agilidade e, por vezes, desmotivar os clientes e funcionários a continuarem lidando com determinada compra/venda. Muitas vezes, a burocracia é tida como sinônimo de morosidade e atraso, e em função disso a palavra é até evitada por ser considerada pejorativa.

Isso mostra a necessidade de cuidado com a gestão burocrática para organizar as atividades e não deixar elas “engessarem”. Dessa forma, é fundamental uma administração eficiente que busque o equilíbrio na burocracia, para que ela presente de maneira favorável e nunca contra a empresa. Para isso, recomendamos algumas práticas básicas que você pode seguir. Confira!

Práticas para diminuir a burocracia

1. Invista em um software de gestão

Apesar de os avanços tecnológicos estarem presentes na vida da maioria das pessoas, principalmente por meio dos smartphones e da internet, muitas empresas ainda são apegadas aos processos tradicionais, feitos manualmente. Isso demonstra um saudosismo desnecessário.

Atualmente, existem diversos softwares de gestão capazes de auxiliar e otimizar processos burocráticos, desde a gestão contábil, despesas de viagens, emissão de notas fiscais eletrônicas, e até mesmo gestão de relacionamento com o cliente.

Gestão de empresas - Software

2. Dê autonomia à equipe

Muitas empresas, especialmente as pequenas e médias, têm problemas de autonomia de equipe no desenvolvimento de atividades e tomadas de decisões. Isso porque em muitos casos os diretores e gestores têm dificuldades para confiar e querem ser consultados para ter a palavra final em toda decisão que envolve o negócio.

Assim, acaba se perdendo muito tempo até que todos aqueles que têm poder de decisão deem sua opinião ou aval a uma determinada ação ou plano.

Desse modo, para diminuir a burocracia, um dos caminhos é buscar a flexibilização da autonomia da equipe e profissionais.

Entretanto, para que essa atitude se traduza de fato em resultados melhores, é preciso que os gestores orientem os funcionários quanto aos limites do que pode ou não ser decidido autonomamente. Caso contrário, você pode perder o controle de decisões importantes e que sua opinião é fundamental para a assertividade na escolha.

3. Organize o ambiente de trabalho

Para deixar os processos burocráticos mais ágeis é preciso que a empresa crie uma cultura organizacional comprometida. Um dos maiores problemas que leva a burocracia a ser associada à lentidão é a desorganização de arquivos físicos, que às vezes torna difícil encontrar documentos, como uma simples  ata de reunião, por exemplo.

Portanto, uma das atividades que toda empresa deve realizar é sempre organizar os arquivos, tanto os físicos, quanto os digitais. Manter os arquivos físicos bem organizados é importante, contudo, isso não impede de digitalizar os mais importantes e salvá-los em um local seguro.

Nesse caso, recomendamos que as empresas invistam em um software para esse o armazenamento. De preferência um que seja hospedado na nuvem, que não dependa de um local físico ou equipamento para ser acessado, favorecendo o fluxo de informações.

4. Realize treinamentos em equipe

Não adianta modernizar a gestão das atividades se a equipe não acompanhar essa evolução. Por isso, é necessário que, ao passo que as formas de trabalhar se transformam, a empresa também se preocupe em orientar e treinar as equipes para assimilarem como serão os novos métodos de trabalho.

Os treinamentos são a melhor forma de garantir que a equipe esteja a par das novidades mais importantes para a sua área de atuação e que ela estará preparada para lidar com as atividades da forma mais adequada.

Pode-se oferecer treinamentos em todos os sentidos: para organizar o ambiente de trabalho e os documentos mais importantes, para compreender o papel da autonomia das equipes, para administrar os dados de um software, entre outros processos essenciais para o bom funcionamento de uma empresa.

5. Diminua as reuniões

Por mais que as reuniões sejam importantes, especialmente quando se tratam de questões estratégicas e sensíveis aos interesses da empresa, elas podem ser exaustivas e redundantes quando são usadas para discutir questões práticas do dia a dia.

Conversas simples, que não exijam uma consulta aos diretores, não devem ser feitas em reuniões longas onde todos são ouvidos e consultados. Essas reuniões podem perfeitamente serem substituídas por mensagens de texto ou conversas breves no Skype, por exemplo.

Para isso, reserve as reuniões para questões que realmente sejam delicadas e precisem da atenção, opinião e respaldo dos demais gestores. Assim, os momentos de reunião serão levados com mais seriedade e empolgação pela equipe. Do contrário, elas vão se tornar um momento chato, onde os funcionários se sentem desmotivados a participar e opinar, passando a ser um encontro uma mera formalidade.

Gestão de empresas - Reuniões

Diminuir a burocracia é uma preocupação da grande maioria dos gestores empresariais. Se você tem outras dicas para contribuir com a desburocratização de empresas ou mesmo se tenha restado alguma dúvida, deixe um comentário e compartilhe com todos a sua experiência!

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