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Quais os componentes-chave de um plano de gerenciamento?

Publicado em 03 de janeiro de 2020 (atualizado em 03 de janeiro de 2020)
Ilustração de uma mão tocando uma engrenagem laranja

Independentemente do seu escopo, duração ou tamanho, os projetos precisam de um plano de gerenciamento cuidadosamente elaborado. Isso é verdade independentemente da metodologia de gerenciamento de projetos usada em cada caso. Seja através do método de gerenciamento tradicional (cascata), ágil ou híbrido, todos os projetos precisam ser bem pensados e executados.  

O projetos envolvem pessoas, recursos e tarefas difíceis de entender e gerenciar. Dessa forma, mesmo os mais modestos e simples precisam de um bom planejamento! Sem um plano de gerenciamento adequado, haverá uma alta probabilidade de erros, falhas e oportunidades perdidas.

As taxas históricas de sucesso de projetos são baixas. Para melhorar isso, você precisa começar com um planejamento adequado. Para tornar este ponto o mais claro possível, o primeiro (e crucial) passo ao iniciar um projeto é criar um plano abrangente de gerenciamento.

Por isso, uma boa sugestão é começar com um modelo de gerenciamento de projeto, em vez de criá-lo a partir do zero. Isso economizará tempo e reduzirá a possibilidade de erros ou de esquecimento de detalhes importantes. 

Tendo escolhido um modelo, descreveremos alguns dos principais componentes da criação de um plano de gerenciamento de projetos que o ajudarão a garantir o seu êxito.

Resumo do plano de gerenciamento de projeto

Seu plano de gerenciamento de projeto não se destina apenas a seus colegas, gerentes superiores, acionistas ou investidores. A principal função do plano é beneficiar, acima de tudo, você e sua equipe. Assim, você deve criar um breve guia nas páginas de abertura do documento para tornar os destaques claros para todos.

O resumo informará ao leitor o que o projeto pretende resolver ou que respostas almeja encontrar. Além disso, ele deve proporcionar uma visão geral dos objetivos, dos resultados e do cronograma.

Idealmente, o resumo não deve ser muito longo. Mantenha-o conciso, divida-o em seções e considere adicionar elementos visuais como ícones e gráficos para transmitir marcos que precisam ser alcançados.

Existem muitas maneiras de apresentar o resumo, mas o objetivo principal é comunicar ao leitor os detalhes e pormenores do projeto. Nele, você pode adicionar a data de início e término do projeto, os recursos necessários, os objetivos, a definição de sucesso e os possíveis desafios que você prevê durante o ciclo de vida da empreitada. Adicione uma seção de planejamento de risco para cada desafio identificado. 

Escopo completo do projeto

Enquanto o resumo dá aos leitores uma breve compreensão do que o projeto implica, o escopo descreve às partes interessadas os pequenos detalhes envolvidos. Isso inclui os processos a serem incorporados ao projeto, resultados, metas, prazos importantes e orçamentos.

O escopo do projeto também contará com os detalhes do produto, o gerenciamento ou atualizações do site, as táticas de marketing e o software de gerenciamento de projetos que será usado. Outro aspecto crucial do escopo diz respeito ao que o projeto não abrangerá — as partes interessadas devem ter clareza sobre o que será entregue ao final do processo.

O escopo do projeto é também uma oportunidade de informar as partes interessadas se algo estiver além do orçamento ou não puder ser concluído dentro do prazo.

Cronograma

Os projetos não podem continuar indefinidamente, e é por isso que uma linha do tempo ou cronograma precisam ser incluídos em seu plano de gerenciamento de projetos.

Use um diagrama de Gantt para incorporar um cronograma principal durante a execução. Esses gráficos de barras simples facilitam a leitura e a absorção de informações — alguns dos muitos benefícios dos diagramas de Gantt. Você também pode usar diferentes modelos de diagramas de Gantt para atribuir tarefas a equipes ou indivíduos, para que todos os envolvidos saibam quem é responsável por qual função.

Dependendo do escopo do seu projeto, o plano de gerenciamento poderá exigir mais do que um cronograma. Em projetos maiores, com um escopo amplo, crie um cronograma de alto nível e vários outros menores para as responsabilidades da equipe.

O objetivo do cronograma é que todos os envolvidos saibam quando as tarefas devem ser concluídas, de forma a garantir que o projeto não saia dos trilhos e que você não perca tempo.

Orçamento e recursos

O escopo já delineou os requisitos orçamentários do projeto, mas mantenha uma seção do plano de gerenciamento para detalhá-lo ainda mais.

Nesta seção, destaque como o orçamento será distribuído pelas várias vias do projeto. Que valor será gasto em pessoal, equipamento, materiais e transporte? A equipe precisa de treinamento ou outros recursos? Estes aspectos precisam estar incluídos no documento.

Você também deve escrever sobre os recursos humanos necessários. Quantas pessoas estarão envolvidas e em que capacidade? A quem vão reportar?

Considere a criação de um organograma para esclarecer quem está envolvido no projeto e quais suas respectivas funções. O gráfico informará às partes interessadas quem será o responsável por quaisquer questões relacionadas ao projeto que possam surgir, mas também funcionará como um ímpeto para que as equipes se dediquem ao máximo, sabendo que não serão tratadas como partes anônimas de uma engrenagem, e sim como membros valorizados do projeto.

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Plano de gestão de risco

Nenhum projeto é concluído sem um único obstáculo. Sempre surgirá alguma questão, mesmo que involuntariamente. Estes problemas devem ser contabilizados antes mesmo de o projeto começar.

Comece identificando o que poderia dar errado. Se o projeto  estiver relacionado ao trabalho de uma fábrica, alguns dos problemas possíveis incluem mau funcionamento do maquinário, lesões de pessoal ou peças que não chegam a tempo.

Depois disso, mapeie as contingências e soluções que você pode colocar em prática nesses casos, como máquinas alternativas a serem usadas, pessoal de reserva com habilidades semelhantes e fabricantes secundários com os quais você pode entrar em contato para obter peças.

A gestão de riscos pode parecer uma futilidade, pois nem tudo o que você identificou dará errado de fato. Mas o velho ditado que diz, “é melhor prevenir do que remediar”, diz muito sobre o que é essencial para garantir um projeto bem-sucedido.

Plano de comunicação

Na maioria das vezes, o plano de gerenciamento será tratado pelo gerente do projeto. Mas e todos os outros envolvidos? Como eles receberão atualizações ou alterações que podem afetar o horário de trabalho ou suas tarefas? Como você informará as partes interessadas sobre o quão bem o projeto está indo?

Seu plano de gerenciamento de projeto precisa incluir métodos de comunicação. Crie um relatório de status do projeto que você compartilhará em datas e horários específicos, como uma semana antes de um prazo, todos os meses, trimestralmente ou anualmente.

Atualizações regulares garantirão que todos estejam na mesma página, que não haja duplicação de tarefas e que quaisquer problemas potenciais sejam sinalizados o mais cedo possível. 

Conclusão

Os projetos levam tempo e energia para serem concluídos e há uma série de fatores que afetam seu sucesso.

O principal fator para o triunfo de qualquer projeto são as pessoas que nele trabalham e que o gerenciam. O segundo fator importante é seguir um ótimo plano. Manter todos atualizados e informados precisa ser uma prioridade para um gerente de projeto. À medida que o plano de gerenciamento de projetos é atualizado e revisado, certifique-se de que todos tenham acesso a ele em tempo real. A melhor maneira de fazer isso é fornecendo a todos o acesso ao plano do projeto como um documento seguro e disponível online.   

Comece o documento com um resumo conciso do que o projeto implica e, em seguida, descreva mais detalhes no escopo do projeto. Sempre inclua um cronograma, de preferência usando um diagrama de Gantt, e detalhe os orçamentos e os recursos necessários.

Os projetos podem facilmente sair dos trilhos, portanto, identifique fatores de risco com antecedência e planeje métodos de comunicação para manter todos informados.

Com esses componentes-chave no seu plano de gerenciamento de projetos, você estará apto a trabalhar no que eventualmente se tornará um projeto bem-sucedido.

Conteúdo produzido pela Venngage.

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