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Entenda como realizar o planejamento financeiro para escolas

Publicado em 03 de agosto de 2018 (atualizado em 23 de julho de 2019)
Planejamento financeiro para escolas

As finanças são determinantes para o sucesso de um empreendimento. É por meio delas que uma empresa consegue manter as suas operações, realizar investimentos e também remunerar os seus colaboradores de acordo com o mercado. Da mesma forma ocorre nas instituições de ensino. Logo, o planejamento financeiro para escolas é uma tarefa a ser realizada com atenção.

Você tem dúvidas quanto a esse assunto? Então, não deixe de conferir as dicas a seguir. Vamos mostrar alguns dos segredos de sucesso para um planejamento alinhado! Confira!

Quais etapas para realizar um bom planejamento financeiro para escolas?

Planejamento financeiro da sua escola

Como vimos, o planejamento financeiro tem importância estratégica nos negócios. Assim como nas empresas, as escolas também precisam lidar com cenários distintos e imprevistos. Dessa maneira, o planejamento é uma forma de minimizar os efeitos e de evitar o seu fechamento. Conheça as dicas a seguir!

Estabeleça metas antes de fazer o planejamento

Estabeleça metas antes de fazer o planejamentoAs metas vão direcionar o planejamento, logo, é importante estabelecê-las antes de partir para as finanças. Imagine que você não sabe para onde ir, nem com quais recursos e já começa a se planejar. O que será colocado no papel? Apenas números inconsistentes, fazendo com que a equipe fique à mercê de incertezas, pois nem ela saberá exatamente que tipo de trabalho é esperado dela.

As metas visam melhorias na instituição como um todo, deixando-a mais atraente não só para os alunos, mas também para os profissionais que ali atuam, além de se tornar mais lucrativa. No entanto, tudo isso exige investimento.

Por exemplo, para atrair alunos é preciso investir em publicidade, mas também em uma infraestrutura de qualidade e diferenciada dos concorrentes. Logo, estabelecendo os objetivos será possível fazer um planejamento sobre como serão alocados os recursos. Além disso, saber quais gastos poderão sofrer cortes, as ações que ajudarão a aumentar os lucros, entre outros.

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Faça a verificação dos recursos disponíveis

Faça a verificação dos recursos disponíveisClaro que o estabelecimento de metas é importante, como dissemos no tópico anterior, mas é preciso também checar os recursos disponíveis para alcançá-las. Não adianta colocar objetivos muito ambiciosos se a instituição ainda conta com poucos recursos para o investimento. É por isso que o planejamento financeiro é tão importante.

É justamente essa verificação que ajudará a entender quais as ações podem ser realizadas para atingir os objetivos. Afinal, é preciso pensar de maneira estratégica e analítica com base nos números, a fim de estabelecer o que pode ser feito e melhorado diante da realidade a qual a escola está exposta.

Tenha um controle de gastos

Tenha um controle de gastosO controle dos gastos é essencial no processo de alcance de metas. Logo, reúna o máximo de informações possíveis sobre os custos da escola: desde a manutenção da infraestrutura, até a compra de insumos utilizados no dia a dia, com papel, tinta para impressora etc. Todos esses gastos devem ser discriminados em uma planilha ou software, por menores que sejam.

Aliás, é o controle que atuará na elaboração do orçamento. No documento, devem estar detalhados os valores máximos para cada atividade e as prioridades. Vale a pena lembrar de que é necessário fazer uma estimativa de entrada. Dessa maneira, é possível fazer com que a previsão de despesas da escola seja mais fiel à realidade. Afinal, é isso que dará vazão ao fluxo de caixa e trará segurança caso haja algum gasto imprevisto.

A instituição de ensino que não realiza o controle de gastos está fadada a sofrer com dificuldades relativas às finanças. É por isso que considerar os diferentes cenários pode ajudar nesse processo, como explicaremos melhor a seguir.

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Considere os diferentes cenários

Considere os diferentes cenáriosO planejamento financeiro para escolas precisa ser baseado em um número de matrículas, uma média feita com números de anos anteriores e também considerando a sazonalidade anual. Com esses dados, é feita uma estimativa do número de estudantes que estarão na instituição naquele ano. Além disso, também é possível fazer o cálculo da porcentagem de inadimplência e de desistências que podem ocorrer durante o período letivo.

A partir disso, o planejamento será projetado para três cenários: aquele que considera resultados acima da média, o que considera a média já preestabelecida e que tem a receita inferior ao que foi previsto. Trabalhar com essas variáveis será bastante útil, pois assim, a instituição consegue se prevenir e manter o negócio, mesmo que as condições não sejam favoráveis.

Cada um dos cenários considerados deve também conter as metas preestabelecidas adaptadas àquela realidade em questão. Isso porque os objetivos podem ser alcançados em menor tempo ou maior, sofrerem cancelamentos ou serem substituídos por outros. Isso evita que surpresas desagradáveis prejudiquem a escola, já que ela contará com uma série de ações prévias para cada um dos casos.

Utilize ferramentas corretasUtilize ferramentas corretas

Algumas ferramentas são essenciais no processo de controle financeiro. A seguir explicaremos sobre as principais para uma instituição de ensino.

 

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Ciclo PDCA

Ciclo PDCAO ciclo PDCA (Plan: planejar; Do: fazer; Check: checar; Action: agir) serve para fazer um controle dos processos organizacionais, mas o que muitos não sabem é que ele pode ser utilizado também no planejamento financeiro.

Por exemplo, no caso do “planejar”, é preciso inserir algumas tarefas na rotina administrativo-financeira da escola, como a colocação do fluxo de caixa, pagamentos de contas, recebimentos de mensalidades, gerando assim os relatórios.

No “fazer”, a questão é sobre estabelecer ações que ajudem na melhoria desse controle financeiro. Já no “checar”, é hora de avaliar se tudo o que foi planejado está sendo executado perfeitamente. Por exemplo, se a previsão de lucro deu errado, é necessário identificar a falha. Um motivo pode ser o pagamento atrasado de mensalidades. Então, é necessário estabelecer ações que vão ajudá-lo a contornar a situação.

Por último, são aplicadas as ações que fazem parte da última fase do ciclo. Por exemplo, cortar gastos extras ou mesmo estabelecer uma nova política de cobrança.

Softwares

SoftwaresOs softwares não só permitem que haja uma menor incidência de erros no planejamento financeiro, mas também trazem mais facilidade para o dia a dia. As ferramentas permitem uma otimização, por exemplo, da inserção de informações sobre o fluxo de caixa, o que poderá servir para relatórios futuros.

Mas não só isso. Algumas ferramentas têm a opção de emissão de boletos e carnês ou recebimento por cartão de crédito para que possam ser realizados os pagamentos de mensalidade, trazendo não só mais segurança para a escola, mas também para os contratantes do serviço. Isso gera dados que são utilizados no planejamento financeiro.

Tal como uma empresa, o planejamento financeiro para escolas também é importante. Portanto, é uma atividade que precisa ser realizada de maneira minuciosa e diária. Afinal, como dissemos, as finanças são a base de sustentação para qualquer negócio que deseja se manter em atividade no mercado.

A nossa dica é que você leia o nosso artigo sobre gestão financeira escolar, ele poderá lhe ajudar no processo de planejamento, mas também a manter as suas contas em dia! Confira!

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