Gestão de emissão de notas fiscais: 10 boas práticas para implementar na sua empresa

Será que a gestão de emissão de notas fiscais na sua empresa está sendo feita de maneira correta? Esse é um dos principais desafios enfrentados por empreendedores, principalmente os iniciantes.

É comum observar empresas se preocupando mais com os produtos e serviços oferecidos e deixando de lado um aspecto igualmente importante: a gestão das notas fiscais.

Gerenciar esses documentos e mantê-los devidamente organizados é algo indispensável para qualquer modelo de negócio, visto que, em caso de fiscalização ou contestação por parte dos clientes, as notas fiscais servirão para comprovar que a empresa está em conformidade com suas obrigações.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo com 10 dicas de gestão de emissão de notas fiscais para você colocar em prática na sua empresa:

1. Tenha bem definidos os seus processos fiscais
2. Tenha atenção ao preenchê-las
3. Estabeleça um padrão para organizá-las
4. Confira se elas são autênticas
5. Não confunda a nota fiscal com o DANFE
6. Relacione-se bem com os seus clientes
7. Atente-se ao tempo de emissão de suas notas fiscais
8. Ofereça treinamentos aos seus colaboradores
9. Faça o backup das NFs
10. Invista na contratação de um software especializado

Convidamos você a continuar a leitura para conferir quais boas práticas sua empresa não pode deixar de implementar para se manter em dia junto a seus clientes e aos órgãos de fiscalização.

Por que a gestão de notas fiscais é importante?

Antes de conhecer as dicas de emissão e controle de notas fiscais, confira 10 bons motivos para fazer a gestão de emissão de notas fiscais:

Gestão de emissão de notas fiscais: 10 boas práticas que você precisa implementar

Se você se dedicar ao controle e à organização de suas notas fiscais, com certeza não terá problemas para encontrar alguma delas, se necessário.

Lembre-se que isso pode ser solicitado durante uma fiscalização ou mesmo em processos internos em que seja preciso verificar erros em uma emissão de nota antiga, por exemplo.

Por isso, fique atento a estas dicas e pratique em seu negócio!

1. Tenha bem definidos os seus processos fiscais

É imprescindível que a sua empresa tenha os processos relacionados à emissão de notas fiscais muito bem definidos e estruturados. 

Todas as etapas que vão desde o recebimento do pedido, entrega do produto ou serviço, preenchimento e envio da nota fiscal eletrônica precisam estar claramente estabelecidas e os colaboradores responsáveis devem estar cientes sobre esses processos.

2. Tenha atenção ao preenchê-las

Erros no preenchimento de uma nota fiscal podem causar muita dor de cabeça, porque tornam suscetíveis a equívocos no cálculo dos tributos, o que pode ocasionar em duras penalidades para a sua empresa.

Portanto, é importante que você preste bastante atenção ao preencher as NFs para os seus clientes.

3. Estabeleça um padrão para organizá-las

Organização é algo fundamental quando nos referimos às notas fiscais. Tendo isso em vista, busque estabelecer um padrão para manter esses documentos devidamente organizados.

Você pode, por exemplo, separar as NFs por clientes, datas ou produtos. Crie pastas e subpastas e escolha um esquema de cores para categorizar as notas fiscais.

4. Confira se elas são autênticas

Outra dica de gestão de emissão de notas fiscais consiste em conferir a autenticidade das mesmas. Esse processo é feito no site da Receita Federal e a consulta é realizada por meio da chave de acesso presente no DANFE.

5. Não confunda a nota fiscal com o DANFE

DANFE é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Ele é basicamente um resumo da NF e não possui validade jurídica.

Esse documento é utilizado em caso de transporte de mercadorias e para conferir a autenticidade das NFs.

6. Relacione-se bem com os seus clientes

É importante que você procure manter um bom relacionamento com seus clientes, porque caso surja algum tipo de problema relacionado a esses documentos, ficará mais fácil contar com a colaboração dos clientes para que tudo seja resolvido.

7. Atente-se ao tempo de emissão de suas notas fiscais

Por lei, toda empresa é obrigada a armazenar suas notas fiscais por até 5 anos. Se dentro deste prazo a empresa passar por uma fiscalização e não tiver a nota fiscal solicitada, ela estará sujeita a penalidades.

Para facilitar a gestão de emissão, descarte as NFs com mais de 5 anos.

8. Ofereça treinamentos aos seus colaboradores

Também é importante oferecer treinamentos aos colaboradores que lidam diretamente com as notas fiscais. Esse investimento em capacitação de profissionais é uma forma de evitar erros e garantir que os processos sejam executados conforme o previsto.

9. Faça o backup das NFs

O backup, ou cópias de segurança, é uma prática indispensável para a gestão de notas fiscais. Dessa forma, você evita passar por processos extremamente burocráticos em caso de perda de uma NF específica.

10. Invista na contratação de um software especializado

Por meio de um software especializado em gestão de emissão de notas fiscais, é possível automatizar uma série de tarefas repetitivas. Além disso, com a automação desse processo, reduz-se as falhas humanas e ganha-se mais agilidade nos processos contábeis.

Bom, o que você achou das nossas dicas? Implemente essas boas práticas na sua empresa e mantenha-se em dia com suas obrigações fiscais.

E se você ficou interessado no assunto, não perca tempo e conheça, também, os erros que você não pode cometer ao emitir uma nota fiscal no seu negócio!

Conteúdo produzido pela NFe.io