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Controle financeiro empresarial: quais são as melhores práticas?

Publicado em 23 de novembro de 2017 (atualizado em 29 de agosto de 2019)
Melhores práticas de controle financeiro e empresarial

O controle financeiro é o ponto mais sensível do gerenciamento de um negócio. Portanto, em pequenas e médias empresas, esse é um aspecto que não raramente é tratado de forma inadequada. Os principais erros cometidos por gestores são a falta de distinção entre despesas pessoais e do negócio, ausência de ferramentas de controle financeiro e automação e gestão baseada apenas no feeling.

A gestão financeira, quando bem orientada e executada, é muito mais do que uma forma de organização. Uma vez que trata-se de uma aliada poderosa, que mantém a sustentabilidade e viabiliza o crescimento do negócio.

Nada pior para uma empresa do que conduzir a gestão sem foco. Por outro lado, são muitos empreendedores que se veem impossibilitados de contratar pessoas para ajudar no controle financeiro, fluxo de caixa e outras tarefas contábeis.

Pensando nisso, este artigo tem como objetivo esclarecer os principais pontos que devem ser tratados em relação às finanças. Então, esperamos que ao final, esteja bem informado. Além disso, queremos que saiba o que precisa ser feito para aprimorar o controle financeiro. Então vamos lá?

Qual a importância do controle financeiro empresarial?

Já dizia o guru do marketing, o professor Philip Kotler: “se você não pode medir, não pode gerenciar”. Portanto, não há negócio que prospere e gere receitas que não seja gerenciado em todos os seus aspectos. O mais importante deles, embora não deva ser confundido com a sua razão de existir, é o controle financeiro das contas, tanto a pagar quanto a receber — ou seja, as finanças.

Nesse quesito, é comum a recorrência de erros que, com o tempo, vão minando as reservas financeiras. Para piorar, esses erros tendem a encurtar a visão sobre o negócio. Dessa maneira, uma vez dentro do “olho do furacão”, o empreendedor em dificuldades não tem meios de parar para fazer a autocrítica necessária.

Como fazer para analisar criteriosamente o contexto e chegar ao que precisa para superar os gargalos de crescimento? A rotina diária não deixa espaço para o aprofundamento na gestão contábil.

O setor financeiro é como se fosse o conjunto de pistões dentro do motor de um carro. Portanto, é ele quem faz a máquina se movimentar, desde que perfeitamente integrado aos outros sistemas.

Em uma empresa, essa integração pode ser comparada com a sinergia entre os diversos setores. Uma vez que todos convergem na contabilidade, que é responsável pelo controle financeiros e ajustes financeiros que se fazem necessários.

Integração com outros setores

A integração com outros setores é outro aspecto que torna o controle das finanças ainda mais importante. Quando o dinheiro da empresa fica a cargo de uma só pessoa ou de profissionais não especializados, cria-se um perigoso contexto, em que a perda de controle financeiro é iminente.

O que deveria gerar lucros e dividendos acaba por se tornar uma verdadeira bomba relógio, prestes a explodir. Ou seja, isso acontece em função do acúmulo de tarefas por poucas pessoas, ou por apenas um profissional.

Para sair do caos financeiro, a primeira medida a ser tomada é a busca pelo conhecimento. Não há gestão eficaz que não seja amparada por muita informação. Além disso, especialistas só podem ser formados após acumularem massa crítica compatível com o exercício de suas competências.

Trocando em miúdos: não se pode esperar que as finanças caminhem bem quando elas não são tratadas com o nível de especialização e controle adequado.

Por que é essencial fazer um planejamento financeiro?

Antes de fazer uma viagem, todos nós precisamos nos preparar para a mudança de rotina, de hábitos e do novo lugar em que passaremos os dias. Essa preparação envolve a compra de passagens, escolha de roupas e utensílios indispensáveis ou a escolha de uma rota mais rápida, se a viagem for feita de carro.

Em empresas, a “viagem” tem como destino o saldo positivo ao final de um período. Para que esse percurso seja cumprido com segurança, é fundamental desenvolver um planejamento financeiro.

Por meio dele, será possível antecipar riscos, contemplar o pagamento de tributos e fornecedores e avaliar com precisão aspectos como preços, margem de lucro e diversos outros. Caso seja ignorado, a viagem deverá sair muito mais cara do que deveria. Na verdade, isso se você conseguir chegar ao destino em condições de aproveitar o passeio.

Em uma empresa, a jornada em direção à lucratividade demanda custos. Assim como em uma viagem turística, ao longo do caminho podem surgir despesas, que exigem capacidade financeira para serem quitadas. Seria aflitivo estar em um local desconhecido, sem ter meios para pagar despesas fundamentais, não é?

Manual Financeiro para Empreendedores

 

Capital de giro

Esses custos que não podem ser deixados de lado precisam ser cobertos pelo capital de giro. É ele que garante a continuidade das atividades, uma vez que sua finalidade é cobrir os gastos com todas as operações de uma empresa em dado período.

Um planejamento bem feito deve prever o quanto será reservado a título de capital de giro. Esse montante inicial deverá suprir todas as demandas com fornecedores, pagamento de despesas fixas e variáveis, tributos e folha de pagamento.

O capital de giro não deve ser confundido com fluxo de caixa, que é o saldo entre receitas e despesas em determinado período. Na verdade, é ele que dará a sustentação financeira para que o fluxo de caixa possa existir. Afinal, se uma empresa não consegue financiar suas operações, como poderá movimentar seu caixa?

Esses e outros aspectos devem compor o planejamento financeiro. Sem ele, sua viagem será como uma aventura, da qual não haverá garantias de retorno.

Por falar em fluxo de caixa…

O aprofundamento no trato das finanças é o que diferencia empresas de sucesso das que ficam pelo meio do caminho. Um dos elementos de gestão contábil que mais exige controle por parte dos contadores é o fluxo de caixa.

Resumidamente, trata-se do volume de recursos que entraram e saíram do caixa de uma empresa em um período estipulado. Quando entra mais dinheiro do que sai, temos saldo positivo, do contrário, o saldo será negativo. Simples assim. Será?

Se assim fosse, poderíamos presumir que fluxo de caixa positivo é o mesmo que lucro, não é mesmo? Esse é outro equívoco que empreendedores que não cuidam das finanças como deveriam cometem. Eles confundem lucro com os resultados do fluxo de caixa. E a experiência diz que são coisas distintas, embora se complementem.

Por definição, lucro é o quanto resta após apurar todas as receitas de um período, subtraindo desse montante o valor a ser pago com as despesas. Já o fluxo de caixa é quanto de dinheiro foi movimentado, inclusive valores a serem recebidos futuramente.

Em um caso hipotético, vamos supor que a empresa X gerou fluxo de caixa de R$ 50 mil reais em um mês. Desse valor, metade só será recebida depois de 60 dias. Significa que, ao final de 30 dias, o lucro não será de R$ 50 mil, mas de R$ 25 mil, que foi o valor efetivamente creditado. Dica: os controles financeiros futuros é muito mais fácil quando se utiliza um intermediador de pagamentos.

No fim do mês, as despesas com contas de luz, água, fornecedores, impostos e salários totalizaram R$ 15 mil. O lucro, portanto, foi de R$ 10 mil, mesmo que o fluxo de caixa tenha registrado movimentação de R$ 50 mil.

Uma empresa pode até ser lucrativa, mas se os erros na gestão de fluxo de caixa não são sanados ou os conceitos não são compreendidos, o risco de falência é considerável.

Portanto, lucro deve ser sempre percebido como o valor que fica após a empresa cobrir todas as suas despesas. A clareza nessa distinção é muito importante para um controle financeiro eficaz.

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Como fazer uma planilha de gastos eficiente?

Além de gerenciar o fluxo de caixa, outra forma de controlar as finanças com assertividade é utilizar planilhas de gastos que facilitem a gestão. No final de um período, é a avaliação das planilhas de gastos que diz se o orçamento proposto na fase do planejamento foi seguido.

Nelas, também será possível avaliar os resultados mês a mês, para identificar o que possa ter causado balanço negativo ou lucros acima do que foi projetado. Embora as planilhas no Excel sejam utilizadas para emitir boletos de cobrança, quando a empresa tem uma carteira de clientes extensa, o processo torna-se lento e muito trabalhoso.

A solução, nesse caso, é integrar um software que permita emissão com planilha do Excel. Dessa forma, poderão ser gerados boletos com dados diferentes ou enviados em lote, no caso de empresas com quantidades ainda maiores de clientes.

Voltando ao sempre exigente fluxo de caixa, a utilização de planilhas pode ser útil para efetuar o controle das finanças. Então, alguns dos elementos que devem ser inseridos nessa importante planilha são:

  • valores previstos a receber de vendas e prazos de recebimentos;
  • previsões de gastos com compras e prazos de pagamento junto aos fornecedores;
  • valores a receber de clientes;
  • compromissos fixos a pagar — contas de aluguel, telefone, folha de pagamento, impostos e investimentos;
  • reservas financeiras existentes — levantamento de quanto dinheiro há em caixa e aplicações em curto prazo, como as que oferecem liquidez diária.

Quanto mais informação a planilha lançar, melhor. No entanto, deve-se ter cuidado com os excessos. Uma planilha com muitos campos e elementos pode se tornar confusa, o que contraria a finalidade a que se destina.

Como está o controle de contas a pagar e a receber?

No escopo do controle financeiro, também se encontra o necessário registro e apuração das contas a pagar e a receber. Em relação às contas a pagar, o registro das despesas geradas deve ser feito com o máximo de rigor. No entanto, nada deve ser deixado de lado, nem mesmo aquela aparentemente insignificante compra de café para o lanche dos funcionários.

Dessa forma, você estará garantindo a continuidade de uma cultura voltada para a excelência. Não menos importante, o lançamento de dados contábeis e fiscais equivocados ou omissões podem fazer com que uma empresa tenha que se retratar junto à Receita Federal. Esse órgão não costuma ser nada compreensivo com informações imprecisas.

Controlando as contas a pagar, a empresa também passa a ter condições de se programar para futuros pagamentos sem comprometer o capital de giro. Ou, ainda pior, tendo que recorrer a empréstimos contraídos a juros para sanar despesas que deveriam estar contempladas no orçamento.

Igualmente importante é ter o controle exato dos valores a serem recebidos. Como já vimos, lucratividade é diferente de fluxo de caixa, portanto, saber se programar tendo em vista pagamentos futuros é fundamental para garantir equilíbrio nas finanças.

O cenário ideal é sempre o recebimento dos pagamentos no ato da compra. Para isso, a empresa pode estimular os clientes a pagarem à vista, oferecendo descontos ou mesmo outros produtos no caso de pagamento em espécie ou no débito.

Não menos importante, esses eventuais descontos não podem significar redução na margem de lucro. Procure estipular um valor que garanta o lucro em cima de cada produto vendido e pago na hora.

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Você não é a empresa

Deixar de definir um percentual a ser retirado como pró-labore é outro sério erro cometido por uma parcela de empreendedores. Um cenário muito comum é donos de negócios usarem o caixa da empresa como seu caixa bancário pessoal. Eles retiram um valor, sob a alegação de que “depois vão pagar”.

Esse hábito extremamente nocivo à saúde financeira da empresa pode gerar graves consequências. Uma delas é a confusão causada pela mistura de contas alheias ao negócio, que passam a fazer parte da contabilidade indevidamente.

Uma maneira de driblar essa perigosa tentação é calcular o quanto os sócios deverão receber como pagamento. O primeiro parâmetro a ser considerado é a participação que cada um tem na empresa. Assim, o capital societário é quem vai determinar o percentual recebido como pró-labore.

Se uma empresa tem três sócios, um com 30% de participação, o segundo com 40% e o terceiro com outros 30%, na hora de repartir os lucros, a divisão deverá seguir esses mesmos percentuais.

De qualquer forma, a distribuição do lucro deve ser definida previamente, na assinatura do contrato social. O mais importante é nunca, jamais, em tempo algum retirar dinheiro do fluxo de caixa para cobrir despesas pessoais. O caminho inverso também deve ser evitado a todo custo! Ou seja, dinheiro pessoal não deve ser usado para cobrir despesas da empresa.

Você sabia que a tecnologia pode te ajudar?

As empresas que utilizam a tecnologia são, comprovadamente, as que mais percebem melhorias em seus processos internos. De acordo com um estudo do Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (CETIC), para 74% das empresas que utilizam softwares, as informações para municiar decisões passaram a ser mais bem aproveitadas graças à tecnologia.

No mesmo estudo, outros dados expressivos foram apurados, tais como:

  • 70% das empresas nacionais atualizam seus softwares constantemente;
  • para 80%, a referida atualização dos softwares melhorou a organização dos processos;
  • outros 71% declararam que a comunicação e a integração entre os setores melhorou;
  • 31% passou a utilizar novos recursos em termos de programação.

Outra vantagem que investimentos em tecnologia possibilitam é a liberação de mão de obra para tarefas mais estratégicas. Com o apoio de ferramentas de automação, gestão de banco de dados e de intermediação de pagamentos, tarefas que antes consumiam precioso tempo parecem desaparecer.

O que passa a acontecer, na verdade, é automatizar o que antes era feito manualmente. Portanto, deixam de ser feitas exaustivas conferências na tela do computador, ligações de cobrança (que aumentavam a conta telefônica) e outras atribuições.

Qual a influência de uma boa gestão de banco de dados?

O papel da tecnologia nas empresas vai muito além da automação de processos. Um amplo horizonte se abre a partir do momento em que, aliado ao controle financeiro, recursos como o Big Data passam a balizar decisões estratégicas.

Graças a tecnologias como o Hadoop, plataforma que permite processar volumes colossais de dados, estruturados ou não, hoje é possível extrair informação de diversas fontes e cruzá-las.

Após esse cruzamento de dados, podem ser obtidos insights que, de outra forma, sequer poderiam ser imaginados. É quase como um momento “Eureka”, à disposição dos felizes profissionais de marketing e de TI que contam com recursos de Big Data.

O processamento das informações é feito com poderosas Machine Learnings, ou seja, máquinas de aprender que são praticamente inteligências artificiais.

Elas são dotadas de grande capacidade de tirar conclusões e formular suposições baseadas em métodos padronizados de aprendizado autônomo. Um exemplo desses métodos é a Lógica de Programação Indutiva (LPI), que pode ser empregada para formulação de hipóteses.

Com tanta tecnologia à disposição, só fica preso à era do papel quem quiser. As ferramentas devem ser consideradas como investimentos. Uma vez que podem desafogar setores inteiros de tarefas que só serviam para consumir o recurso mais valioso de todos: o tempo.

Como um intermediador de pagamentos pode ajudar?

Exemplos não faltariam para evidenciar os benefícios que a tecnologia traz quando aplicada ao controle das finanças. Assim, um desses recursos é o intermediador de pagamentos, solução que possibilita a intermediação de transações comerciais pela web.

Com essa ferramenta, processos que eram motivo de muita preocupação passam a ser gerenciados de forma prática e rápida. Outra vantagem é que o recurso torna não apenas a rotina de empresas mais ágil. Ele também facilita a vida dos clientes, que são notificados antes mesmo do vencimento de suas faturas ou boletos.

Essa melhora é percebida em processos críticos, como cobranças e conciliações. Em vez de precisar se preocupar com os nomes dos clientes inadimplentes, toda a tarefa de enviar boletos e mensagens de cobrança passa a ser automatizada.

Um intermediador de pagamentos também tem a vantagem de tornar os processos financeiros mais seguros. Dessa forma, ele deixa os clientes menos expostos à ação de hackers mal intencionados. Seus recursos criam um ambiente virtual mais seguro para as transações financeiras, já que o software conta com mecanismos que previnem fraudes. Tudo graças à codificação, que protege os dados de interferências nas transmissões.

Não se pode deixar de destacar que, com o intermediador, sua empresa fica livre das pesadas negociações com bancos e operadoras de cartão de crédito.

O software se encarrega de emitir boletos, inclusive enviando para o cliente a forma mais prática e fácil para pagar seus débitos.

Todo o processo funciona de maneira bem simples. Portanto tudo fica mais prático com um software cuja finalidade é facilitar a vida dos empreendedores. Portanto, é justo dizer que os dias de aflição com clientes com pagamentos em aberto estão com os dias contados.

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O que podemos concluir?

Após a leitura deste post, podemos dizer, sem medo de errar, que deixar de contar com a tecnologia para facilitar os penosos processos de conciliação e cobrança é um erro estratégico.

Para que essas ferramentas sejam ainda mais eficazes, o foco no controle financeiro precisa ser ainda mais minucioso. Planejar as finanças, zelar pelo capital de giro e fluxo de caixa, além de controlar as contas a pagar e receber, entre outros cuidados. Assim, você garante a saúde financeira de sua empresa.

Sabemos que, quando um empreendedor acumula muitas funções e não conta com parceiros com experiência no assunto, a tendência é o desarranjo completo nas finanças. A história quase se repete. Primeiro, o empresário descontrolado passa a fazer “saques” no caixa da empresa para cobrir suas contas.

Com o tempo, o fluxo de caixa deixa de ser suficiente para suprir o capital de giro. Então, sem ter como arcar com as despesas, o que o nosso empresário faz? Recorre a empréstimos bancários, sobre os quais terá que pagar pesadas tarifas e juros em cima do capital adquirido.

Como não tem planejamento, a empresa se vê indefesa, sem recursos para pagar mais essa despesa mensal. Dessa maneira, no primeiro momento, parece ser aliviada com a injeção de capital emprestado. Então a bola de neve de endividamento só vai aumentando.

Felizmente, é perfeitamente possível evitar a quebra de um negócio. Nem sempre as soluções se resumem a ações mirabolantes ou ousadia impensada.

Muitas das vezes, um recurso relativamente simples de ser adquirido, como um intermediador de pagamentos, pode ser a peça que faltava para a máquina de sua empresa voltar a funcionar.

No entanto, o controle financeiro é o começo de tudo. Sem ele, não haverá tecnologia que dê jeito, já que sua efetiva implementação depende, em primeiro lugar, do fator humano.

Esperamos que tenha aprendido mais sobre controle financeiro e a importância do uso da tecnologia em seu negócio. Atualizar-se constantemente é o que empreendedores de sucesso fazem, por isso, assine nossa newsletter e não deixe a falta de informação atrapalhar sua empresa. Então até a próxima!

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