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Automação de notas fiscais: o que é e quando colocá-la em prática

Convidado Especial

23/04/2019

Um celular por cima de um notebook branco e alguns papéis ao lado

Quem vende online precisa estar atento à emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Essa é uma obrigação de quase todos os empreendedores, não importando o porte da gestão e o nicho do mercado. Por isso, optantes do Simples Nacional, do Lucro Presumido ou Microempreendedores Individuais (MEIs) devem emitir NF-e corretamente.

Contudo, alguns profissionais ainda realizam essa tarefa manualmente — e é aí que mora o perigo. Quanto maior for o número de vendas, maior será a quantidade de notas emitidas. Caso algum erro aconteça, você terá retrabalhos e, em situações mais sérias, pode ter problemas com a fiscalização.

A automação de notas fiscais surge como uma boa solução para esse cenário. Com o fluxo automatizado, você tem mais tempo para focar no crescimento do empreendimento e respeitar as legislações tributárias.

Quer entender mais sobre o assunto? Então, leia este post até o final!

Quais são os riscos da emissão manual de nota fiscal?

No início de um negócio, é comum que poucas pessoas desempenhem várias atividades ao mesmo tempo, principalmente quando se trata de quem vende pela internet. O que começa como uma nova fonte de renda, por exemplo, pode se tornar um e-commerce ou uma loja virtual de peso no mercado.

Com o passar do tempo, o acúmulo de tarefas se torna um empecilho na rotina, como atualizar o fluxo de caixa, fazer a conciliação bancária e fechar novas parcerias. Já que as questões tributárias e fiscais são burocráticas e trabalhosas, alguns empreendedores acabam deixando isso de lado.

Quando se trata da emissão de notas fiscais, é preciso ter muita atenção. Preencher dados incorretamente ou não gerar um documento fiscal para cada venda são práticas que abrem precedentes para transtornos com o fisco.

Quem não paga os tributos em dia está sonegando impostos, e isso é crime segundo a Lei 4.729/65. A pena varia entre seis meses e 2 anos de prisão, além do pagamento de multa com valor entre duas a cinco vezes o total do imposto devido.

O que é a automação de nota fiscal?

É a funcionalidade que emite documentos automaticamente (Nota Fiscal Eletrônica de Produto, Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica). Com ela não é necessário digitar dados ou utilizar os sistemas das Prefeituras e das Secretarias da Fazenda.

Produtores digitais e donos de lojas online que utilizam a tecnologia deixam a burocracia fiscal no passado. Além disso, quem precisa de uma solução mais robusta, pode adotar uma API para nota fiscal.

Quais são os seus principais benefícios?

Uma mão escrevendo num caderno ao lado de alguns gráficos

Ganho de produtividade

A automação de tarefas já não é um diferencial para se destacar no mercado. Na verdade, quem desperdiça tempo com atividades manuais não consegue acompanhar a concorrência e perde tempo e dinheiro.

Assim como a emissão de boletos, a automação de notas fiscais eletrônicas faz com que você seja mais produtivo, pois não será preciso preencher dados e enviar os documentos para os clientes, um a um.

Além do mais, caso haja instabilidade na Prefeitura, nos casos da NFS-e, ou na Secretaria da Fazenda, nos casos da NFC-e e da NF-e, a plataforma se responsabiliza pelas tentativas de emissão.

Em algumas situações, como em São Paulo, o sistema já chegou a ficar fora do ar por mais de 24 horas. Sem a automação, você pode perder os prazos da data de emissão e ter que arcar com multas e juros.

Respeito às legislações

Um relatório do Banco Mundial afirma que o Brasil é o país mais burocrático do mundo. Segundo o estudo, os empreendedores gastam, em média, 1.958 horas por ano calculando e pagando impostos.

Esse elevado número de tributos e a variedade de leis geram muitas dúvidas, e não há nada de errado nisso. Apesar da complexidade, é essencial estar preparado para pagar impostos em dia e manter-se em dia com o Fisco.

Com a automação de notas fiscais, você não precisa se preocupar com as mudanças de layout e de várias outras regras tributárias, por exemplo, já que essas questões se tornam responsabilidade do parceiro.

Guia Completo de Impostos e Regime Tributário

Redução de erros

A nota fiscal deve conter todos os dados da venda. NCM, Inscrição Estadual, CFOP e endereço do remetente são apenas alguns dos dados informados. Qualquer número errado pode impossibilitar a emissão da nota ou o pagamento de impostos.

Com a automação, basta configurar o seu perfil na plataforma com os seus dados no primeiro acesso que a ferramenta realiza todo o procedimento — reduzindo os erros e as ocorrências de suas consequências.

Integração com os principais meios de pagamento

Um dos principais aspectos analisados por um consumidor na hora de fechar uma compra online são os meios de pagamentos oferecidos. Se você não priorizar isso, é melhor estar preparado para perder vendas para os seus concorrentes.

Um bom emissor automático de notas fiscais está integrado aos principais meios e sistemas de pagamento. Isso quer dizer que, a cada venda feita no seu negócio online, uma nota fiscal é gerada e enviada ao cliente automaticamente.

A partir disso, você tem liberdade e autonomia para produzir melhores conteúdos, cuidar do que mais importa, prosperar e viver mais.

Qual é a hora de automatizar a emissão de notas fiscais?

Uma pessoa embala uma caixa de papelão

Agora que você entendeu como um emissor inteligente de notas fiscais otimiza o seu dia a dia, deve estar se perguntando quando é o melhor momento para contratar esse serviço, certo?

Por mais que cada negócio tenha características diferentes, existem alguns pontos em comum que precisam ser analisados.

Por exemplo, se você faz mais de 5 vendas por dia, está na hora de automatizar a emissão de notas fiscais. Isso é necessário, pois serão emitidos, em média, 100 documentos por mês.

Considerando que são gastos, pelo menos, 4 minutos por NF-e, você perderá, aproximadamente, 400 minutos com a atividade — o que equivale a quase um dia de trabalho se nada de errado acontecer.

E tem mais. Após digitar as informações de todos as vendas e gerar os seus documentos, será necessário enviá-los por email para cada cliente — resultando em mais desperdício de tempo.

Tentando minimizar perdas, alguns negócios contratam profissionais que trabalham exclusivamente com a emissão de NF-e, mas isso nem sempre funciona. Além da possibilidade de ocorrência de erros, a medida onera a folha salarial.

Então, se você já passou por alguma situações como essas, já está na hora de adotar a automação de notas fiscais.

Este artigo foi produzido pela eNotas!

Categoria

Gestão Financeira

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